Как подать заявку на участие в тендере?

Даже наиболее полно отвечая требованиям заказчика, выиграть конкурс удается далеко не всегда. Ошибки возможны как на этапе поиска или выбора контракта, так и при оформлении или подаче документов.

Поиск и выбор тендера

Поиск осуществляется на ЕИС, ЭТП, а также на специализированных сервисах. К примеру, так же Вы можете использовать наш портал TenderGuru.ru на котором мы собираем и каталогизируем тендеры с сотни тысяч ресурсов. Это позволяет быстро найти профильный заказ.

• какие конкурсы уже им проводились;
• выполнялись ли обязательства (к примеру узнать об истории судебных разбирательств заказчика);
• кто выигрывал тендер и сколько раз (некоторые недобросовестные заказчики прописывают требования под «своих» исполнителей).

Важно также получить информацию о конкурентах/контрагентах – статистика участий приводится на сайте и другой различной аналитической информации, которая даст возможность принять решениее о целесообразности участия

Тендер может быть государственным или коммерческим. Первый регламентируется 44-ФЗ (сфера действия закона: обеспечение государственных или муниципальных нужд), 223-ФЗ (закон касается коммерческих организаций с участием государства свыше 50%). Порядок и способы проведения закупок, принципы оценки заявок устанавливаются законом. Финансируются госзакупки из федерального бюджета. Требования строгие – пренебрежение установленными законом правилами грозит серьезными проблемами (занесением в реестр недобросовестных исполнителей, штрафами, отменой состоявшихся закупок).

Коммерческие тендеры регламентируются ГК РФ, № 135-ФЗ «О защите конкуренции». Заказчиком устанавливаются порядок и способы проведения закупок, принципы оценок, требования к участникам, а также другие нюансы. Источник финансирования – компания-организатор.

В поисках контракта не стоит руководствоваться лишь его «величиной»– нужно рационально оценивать собственные возможности. Нехватка ресурсов приводит к самым печальным последствиям.

Изучение комплекта конкурсных документов

После выбора заказа нужно изучить конкурсные документы. Если тендер закрытый, то они рассылаются участникам, а если открытый – появляются в ЕИС одновременно с оповещением о конкурсе. Составляется документация тендерным комитетом или организатором. Главной ее задачей является обозначение предметов закупки (приводится перечень позиций, требуемые технические характеристики, сроки поставок/оплаты, другие условия).

Формулируются требования к:

• предмету закупки;
• заявкам;
• их обеспечению;
• участникам.

Обязательно оговариваются сроки завершения приема заявок/подведения итогов, а также критерии, по которым будут оцениваться участники. Конкурсы могут проводиться с установлением максимальной суммы предложения. Заказчик обязан прописать сумму лимита с учетом всех расходов и НДС (общую и по каждой из позиций).

Заказчик предоставляет форму уведомления, информирующего о намерениях стать участником конкурса, а также приводит перечень необходимых документов. Выносится на рассмотрение проект договора – он будет впоследствии подписан победителем тендера. Во избежание возможных разногласий с организатором, проект договора должен быть изучен – это позволит своевременно отказаться от участия или решить разногласия. Условия подписанного контракта изменить нельзя.

После ознакомления с конкурсной информацией исполнителю нужно:

• предложить выгодные условия (если организатор четко сформулировал перечень услуг/товаров/работ, оговорил сроки);
• предложить свои методы решения (при отсутствии четких формулировок).

Ознакомившись со всеми условиями тендера, исполнитель значительно повышает свои шансы на победу. При появлении вопросов рекомендуется обратиться к организатору (крайний срок – 5 дней до завершения срока подачи). Ответ поступает письменно или в электронном виде. В случае с электронными торгами запрос отправляется на электронную площадку (крайний срок – 3 дня до завершения срока подачи). Комментарии доступны в ЕИС. На ответ отводится двухдневный срок.

Сбор документов для участия в тендере

Тендер можно с полным правом назвать «конкурсом документов» – именно после их анализа определяется наиболее интересное предложение. Исполнитель должен не только собрать их, но и грамотно оформить. Требования к конкурсному документообороту зависят от доли государственного участия.

Госзакупки регламентируются ФЗ № 44. Законом устанавливаются все требования, касающиеся их проведения. Торги, в которых заказчик имеет лишь часть государственного участия (более 50%), регулируются ФЗ № 223. Положение о закупке содержит все необходимые сведения. Оно разрабатывается заказчиком. Закон контролирует лишь общие принципы.

Коммерческие торги подразумевают проведение закупок без участия государственных организаций. Жесткие законодательные рамки отсутствуют, но принципы проведения торгов не должны нарушать норм ГК РФ. Требования к оформлению документальной базы формулируются компанией-заказчиком. При необходимости могут быть затребованы дополнительные сведения, о чем потенциальный исполнитель извещается письменно.

Способ подачи документов зависит от формы проведения торгов. В случае с электронными торгами информация предоставляется в электронном виде (требуется электронная подпись). Торги, проводимые вне электронной площадки, требуют заверения документов печатью и подписью ответственного лица. Все документы нумеруются, прошиваются, отправляются заказным письмом в непрозрачном конверте на указанный адрес.

Как заявиться на тендер? Помимо самой заявки от юридических лиц требуется учредительная документация (копии должны быть заверены). Нужно указать фактический и юридический адреса. Индивидуальные предприниматели предоставляют заверенную копию выписки из ЕГРИП. Организатором могут быть запрошены дипломы специалистов, сертификаты или иные документы.

• возможности выполнить обязательства;
• обеспечения – нужно подтвердить факт перечисления суммы обеспечения или предоставления банковской гарантии (возврат денег осуществляется после подведения итогов/подписания контракта);
• отсутствия задолженности по платежам (предоставляется справка из налоговой).

Как подать заявку на участие в тендере?

Проведение конкурса на электронной площадке имеет свою специфику. Пакет документов и заявка, состоящая из двух частей, подаются только прошедшим аккредитацию участником (требуется электронная подпись). Должны быть соблюдены сроки (они оговариваются в конкурсной документации). Конечный срок исчисляется с момента извещения.

Зависит он от величины контракта:

• свыше 3 млн. руб. – не менее пятнадцати дней;
• до 3 млн. руб. – не менее семи дней.

Каждый претендент присылает заявку (оператор подтверждает прием двух документов, отправляя ему присвоенный порядковый номер). Первая часть заявки информирует о согласии исполнителя оказать услуги, выполнить работы, поставить товар (в зависимости от предмета тендера). Перечисляются конкретные показатели предмета закупки. Неформально эта часть называется формой 2.

К первой части заявки прилагаются все документы, относящиеся к предмету закупки (отсканированные документы добавляются в формы на сайте). После рассмотрения первых частей (форм 2), присланных претендентами, аукционная комиссия дает заключение об их соответствии/несоответствии требованиям. После завершения аукциона оператор отправляет заказчику вторые части заявок, содержащие информацию об участнике (ко второй части прилагаются документы, имеющие отношение к организации поставщика). После рассмотрения вторых частей определяется победитель.

Перед тем как составить заявку на тендер, стоит убедиться, что аккредитация участника на ЭТП не подходит к концу. Если остается менее трех месяцев, она будет отклонена. До момента открытия электронных документов любой из участников может отозвать свою заявку, уведомив об этом оператора портала.

Тендерная документация – понятие и подготовка для участия в закупках

Тендерная документация – это набор документов, в котором содержатся сведения об объекте, условиях проведения торгов, инструкция потенциальным поставщикам торгов, само приглашение для участия в них, а также предложения об организации передачи победителю конкурса полученного заказа на осуществление работ, обозначенных в предмете торгов.

Понятие тендер означает конкурсные торги на оказание какого-либо вида услуг или выполнение определенной работы. Это на сегодняшний день очень популярный метод закупок.

Требования к проведению такого конкурса оговорены в тендерной документации, согласно которой, кандидаты, участвующие в отборе обязаны представить комиссии наиболее выгодные условия для заказчика.

Общие сведения

Потребитель объявляет конкурс среди многочисленных поставщиков с указанием желаемых стоимостных, технических и других характеристик определенных услуг либо работ. С участником, выигравшим конкурс, заключается контракт на поставку.

С помощью этого метода предложения своих услуг, можно найти новых реальных бизнес-партнеров; это надежный способ выйти на сотрудничество с иностранными потребителями.

Тендерная документация представляет собой пакет необходимых документов, раскрывающих условия конкурса и будущего контракта. Правильно оформленная документация является важной составляющей для успешного результата.

Список нужных документов оговорен в Законе № 44-ФЗ для любого вида закупок, в том числе для наиболее востребованных: открытого конкурса в ст. 51, электронного аукциона в ст.66.

Надо отметить, что согласно Закона № 44-ФЗ, участники конкурса должны предоставлять документацию, исключительно, предусмотренную данным законом, однако, ввиду того что формулировки законодательства можно трактовать неоднозначно, часто исполнителю приходится дополнительно предъявлять «доказательства добросовестности».

Заказчик их изучает, а в итоге, даже при небольших отступлениях или неполных сведениях, фирма-поставщик может получить отказ в участии, увеличением суммы обеспечения. Зачастую, из-за формальностей отклоняются даже весьма выгодные предложения, особенно в случаях, касающихся государственных аукционов либо конкурсов, которые проводятся в формате № 44-ФЗ. Поэтому, лучше всего воспользоваться услугами специалистов, знающих все возможные нюансы участия в торгах.

Процесс

Подготовка

Подготовку тендерной документации следует начинать с оформления заявки, к которой прилагается необходимая документация, затребованная заказчиком. При подаче заявки можно использовать два варианта: в электронном виде либо в бумажном.

Первый способ наиболее современный, предполагает формирование пакета необходимых документов в электронном виде: сканируется, осуществляется защита определенными шифровальными действиями (с применением электронно-цифровой подписи). На сегодняшний день, основная часть торгов осуществляется в электронной форме (особенно, в международных масштабах). Для участия необходимо представиться (аккредитоваться) на ЭТП (электронной торговой площадке), где размещается база электронных аукционов и осуществляется само участие в них.

Сегодня, есть 5 наиболее значимых негосударственных площадок, на которых и нужно аккредитоваться. Электронная цифровая подпись (ЭЦП), необходима для осуществления юридически обоснованных действий на ЭТП. Данная форма подписи является гарантом защищенности документов, представленных в электронной форме и имеет такую же законную силу, как и подписанный документ, оформленный на бумаге и заверенный печатью. На сегодняшний день, в международном взаимодействии, электронный вид ведения документооборота считается наиболее удобным и надежным, поэтому очень важно для нормальной деятельности с электронными торгами получить ЭЦП.

Второй способ — традиционный и привычный. Документы составляются на бумажном носителе, подписываются ответственным лицом «вживую», заверяются печатью компании. Сформированный пакет конвертируется и опечатывается.

Тендерная документация, кроме данных, предназначенных для будущих участников, должна включать в себя такие сведения, как количественное и полное содержание пакета документов, представленного поставщиком,

являющееся подтверждением его заявки на конкурсное участие:

— опись прилагаемых документов,

— подтверждение (справка) из банка об отсутствии неоплаченных долгов,

— качественные сведения, а также технического и эксплуатационного характера с подробным описанием закупаемой продукции и материалов,

— проект договора на предполагаемые закупки,

— методические материалы по ведению расчетов в тендерной заявке (в том числе, транспортные услуги, платежи (страховые и таможенные), пошлины, налоги) и таблицу цен,

— требования, применяемые для составления тендерных заявок,

— отображается возможность отзыва тендерных заявок в период и до окончания времени объявления итогов тендера,

— окончательные сроки, место предъявления заявок,

— место, а также конкретная дата и время вскрытия конвертов по заявкам,

— данные о возможности представления преимуществ для российских производителей.

Права поставщика

Поставщик может потребовать (обращение оформляется в письменном виде) у организатора тендера пояснений положений документов в десятидневный срок до вынесения конечного решения. В подобных случаях, организатор тендера, в трехдневный срок со времени получения такого обращения, направляет разъяснения всем участникам конкурса, при этом не раскрывая имя автора запроса.

По требованию организатора тендера, могут быть внесены изменения (дополнения), эти действия вполне законны. После внесения изменений, они в обязательном порядке немедленно доводятся до всех потенциальных поставщиков, получивших тендерную документацию. Определен срок для выполнения таких оповещений — он составляет 5 рабочих дней.

Каждый предполагаемый участник тендера обязан представить следующую документацию:

— копии документов (лицензий), подтверждающие право поставщика или производителя на ведение своей деятельности,

— нотариально заверенную копию на право заниматься предпринимательской деятельностью,

— заверенную нотариусом копию (либо оригинал) аудита за отчетный год,

— оригинал и копию свидетельства о госрегистрации компании,

— для ИП — копию документа, удостоверяющего личность,

— заверенный нотариально Устав компании (с указанием всех акционеров и учредителей),

— справку налогового органа об отсутствии неоплаченных налогов,

— справку из банка об отсутствии неоплаченных долгов за последние 3 месяца.

Порядок сдачи

Тендерные заявки подаются в прошитом виде с пронумерованными листами, заверенными подписью ответственного лица и печатью. В конверт запечатывают документы потенциальные поставщики собственноручно. Вместе с тендерной заявкой в конверт запечатываются оригинал гарантийного обеспечения и техническая спецификация заявки.

Все эти документы должны рассматриваться комиссией. Наличие ошибок, помарок в данной документации не допускается. Тендерная документация может быть отправлена почтой либо доставлена лично в установленные сроки. Заявки, которые поступили с нарушением установленного времени возвращают заявителям обратно, в нераспечатанном виде.

После принятия всех возможных тендерных заявок, организатор тендера вскрывает имеющиеся конверты и вместе с комиссией определяет победителя. Всем участникам конкурса оглашаются результаты посредством письменного уведомления с приложением протокола итогов работы комиссии.

Источник https://www.tenderguru.ru/articles/kak-podat-zayavku-na-tender

Источник https://onlineserviceip.ru/biznes/vedenie/chto-takoe-tendernaya-dokumentaciya-podgotovka.html

Источник