Первый госзаказ для ИП. Как проходят торги и что делать после победы

В прошлый раз мы рассказали, как подавать заявку. Если ее примут, вас ждут торги, а если победите — исполнение контракта. В этой статье — о том, как эти этапы происходят.

7. Участие в аукционе и исполнение контракта

Дождитесь результата по заявке

Все заявки от поставщиков приходят заказчику в обезличенном виде. То есть он заходит на электронную площадку и видит только предложения, но не названия компаний. Это нужно для того, чтобы отбор был честным и зависел только от того, насколько заявка соответствует требованиям закупки. Так заказчик не сможет выбрать поставщиком, например сына маминой подруги.

Дальше заявки рассматривает специальная закупочная комиссия: именно она принимает решение, кого допустить до торгов, а кого — нет. Просто так отказать никому не могут. Для этого должна быть веская причина: например, если заявка не соответствует техзаданию. Грубо говоря, если заказчик хочет купить сахар, а в заявке — мука.

Свои решения комиссия фиксирует в протоколе рассмотрения заявок. Его размещают на электронной торговой площадке и на сайте госзакупок в карточке закупки. Протокол открыт для всех желающих.

Вот, например, фрагмент протокола по закупке дезинфицирующих средств для больницы. Одного участника допустили, а второго — нет, потому что его заявка не соответствовала требованиям закупки — его средства по составу отличались от того, что требовали в закупке:

По закону закупочная комиссия должна проверить все заявки в определенные сроки. Для разных сумм контракта они отличаются:

Узнайте, допустили вас к торгам или нет

Независимо от решения комиссии электронная торговая площадка должна прислать всем потенциальным участникам письмо с итогами рассмотрения заявок.

Для поставщика главное — не пропустить такое письмо. Внешне оно почти не отличается от других информационных писем и даже выглядит как спам:

?Пройдите аукцион

Площадка пришлет в письме детали проведения аукциона и ссылку, где он будет проходить. В назначенный день и время вам нужно перейти по этой ссылке. Убедитесь, что у вас устойчивый интернет и рядом есть зарядка, если работаете с ноутбука. Торги могут идти несколько часов, и будет обидно проиграть из-за технических неполадок.

Во время аукциона нужно снижать первоначальную цену контракта. Тут действуют два правила:

• шаг аукциона — от 0,5 до 5% от начальной цены;
• время на подачу предложения — 10 минут.

Например, цена контракта — 1 млн рублей. Значит, за одну ставку можно уменьшать цену в диапазоне от 5000 до 50 000 рублей.

Каждый участник может снижать цену сколько угодно раз. Тот, чье предложение не перебьют в течение 10 минут, становится победителем.

Для удобства все изменения цены отображаются на графике. Все анонимно: заказчик и участники аукциона не знают, кто конкретно делает ставку.

Перед участием в аукционе лучше сразу определить для себя минимально допустимую цену и не опускаться ниже нее. Иначе есть шанс взять невыгодную закупку и ничего на ней не заработать.

Второй шанс для тех, кто не победил

После того как основная часть аукциона окончена и победитель определен, начинается вторая фаза торгов. Ее цель — найти запасного исполнителя, если с победителем не заключат контракт. Этот поставщик занимает второе место.

Происходит так: любой участник в течение дополнительных 10 минут может еще раз предложить цену. Она не должна быть ниже цены победителя и выше своей последней ставки. Шаг аукциона в этом случае соблюдать не нужно.

Вместо себя поставьте работать аукционного робота

Время торгов будет фиксированным, с участниками его никто не обсуждает. И может быть, что для вас оно неудобно, например, запланированы важные совещания или перелет.

В этом случае можно использовать аукционных роботов — специальные программы, которые будут делать ставки вместо вас. Работают они так: вы заранее устанавливаете нужные параметры — шаг аукциона и минимальный порог, ниже которого снижаться нельзя. И во время торгов робот все делает за вас сам.

На двух площадках есть свои встроенные роботы. На Сбербанке-АСТ он так и называется — аукционный робот, а на РТС-тендере — это режим «Автоторг». В обоих случаях опция бесплатна. Она становится доступна, когда заявка принята.

Для других площадок можно воспользоваться платными решениями от сторонних разработчиков. Например, AuSe или Win-It.

Как определяют поставщика

После аукциона у комиссии есть три дня, чтобы изучить вторые части заявок претендентов. Теперь члены комиссии видят, кто именно участвовал в тендере, и проверяют предоставленные документы. Если победитель забыл прикрепить какой-то документ или предоставил ложные сведения о себе, контракт с ним не заключат.

Итоги рассмотрения заявок и информацию о победителе комиссия заносит в протокол, который размещается на электронной площадке и сайте госзакупок. Результаты определения поставщика — общедоступные сведения. Вот, например, итоги закупки по сахару:

Если нужно, предоставьте обеспечение контракта

В некоторых закупках заказчик может попросить обеспечение исполнения контракта. Эта страховка для заказчика на случай, если поставщик не выполнит условия договора: например, не привезет сахар в срок.

В качестве обеспечения используют деньги или банковскую гарантию. В целом сам механизм работы не сильно отличается от обеспечения заявки, о котором мы писали отдельную статью.

Единственное различие — это то, что при денежном обеспечении деньги вносятся не на спецсчет, а на счет заказчика. Он указан в тендерной документации. При заключении контракта прикладывается платежка. Деньги вернут после того, как контракт будет выполнен.

Сумма обеспечения контракта может быть от 10 до 30% от начальной цены, для представителей малого бизнеса — от цены после аукциона. Точная сумма по каждой закупке указана в документации — о ней у нас уже выходила статья.

Исключение — если цена контракта во время аукциона падает больше, чем на четверть от начальной стоимости. В этом случае применяют антидемпинговые меры и обеспечение может возрасти в 1,5 раза. Чем ниже опустилась цена, тем выше вероятность, что поставщик не станет выполнять контракт. Чтобы перекрыть эти риски, и просят увеличенное обеспечение.

Так, например, случилось у ИП — победителя закупки сахара. Изначальная цена контракта была 9782 рубля. После аукциона она стала 6666,66 рубля, то есть снизилась на 32%.

В документации сумма обеспечения контракта была 1467,30 рубля, но для нашего ИП она составила 2200,95 рубля:

Подпишите контракт

Когда победитель выбран, заказчик размещает проект контракта с данными о поставщике на электронной торговой площадке и сайте госзакупок. С этого момента у победителя аукциона есть 5 дней, чтобы подписать контракт электронной подписью. Это можно сделать в личном кабинете участника закупки на электронной торговой площадке, вся процедура занимает несколько минут.

После этого у заказчика есть 3 дня, чтобы подписать контракт со своей стороны. Сведения о заключенном контракте размещаются на электронной площадке и сайте госзакупок в реестре контрактов.

Бывает, что в контракте есть неточности, например неверные реквизиты или опечатки. Поставщик сам не может их исправить, но может попросить об этом заказчика. Для этого существует протокол разногласий. Поставщик направляет его заказчику вместо подписания контракта.

У заказчика есть 3 дня, чтобы загрузить обновленный проект контракта или приложить обоснование, почему правки не будут внесены. Если все в порядке, поставщик подписывает контракт. Если не согласен с решением заказчика, он может отправить жалобу в ФАС. На это также есть 3 дня.

После подписания контракта поставщику возвращают деньги за обеспечение заявки, если он отправлял их на спецсчет.

Исполните условия контракта

После того как контракт подписан, его нужно выполнить с соблюдением всех условий. Иначе есть риск лишиться обеспечения, если оно было, и попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

Не все может пойти так, как вы рассчитывали, поэтому лучше перестраховаться и сразу продумать возможные варианты развития событий. Например, наш ИП — поставщик сахара — хоть и знал, что СИЗО — режимный объект, не был готов к тому, что его не пустят на территорию. В результате он около 4 часов провел перед КПП, пока сахар не забрали:

Раньше при поставке товара было важно сразу забрать документы с подтверждением, что заказчик все получил. Акты приемки и товарные накладные распечатывали и подписывали с помощью обычной подписи. В случае проблем у поставщика на руках оставались доказательства, что он выполнил свою часть контракта.

В 2020 году планируется ряд изменений в этом процессе. С января эти документы можно подписывать дистанционно, с помощью электронной подписи. Правда, если обе стороны согласны. С июля эта норма может стать обязательной для всех. То же самое касается контрактов на услуги и работы.

После этого заказчик оплачивает контракт и размещает информацию об исполнении контракта вместе с закрывающими документами на площадке и сайте госзакупок. На этом сотрудничество заканчивается.

Часто ли новички выигрывают

Чтобы ответить на этот вопрос, аналитик Тинькофф проанализировал открытые данные с сайта госзакупок. В выборку вошли ИП, которые впервые участвовали в закупках по 44-ФЗ с 1 января по 30 сентября 2019 года. Всего таких ИП оказалось почти 19 тысяч.

Мы посмотрели историю их участия в тендерах в течение полугода, а у некоторых — даже дольше. Мы хотели узнать, были ли победы у таких участников в первом или последующих тендерах.

Подавляющее большинство — 73% участников — становились победителями, причем 49% выигрывали с первого раза.

Другие 27% участников не победили в тот период времени, который мы рассматривали. Это не значит, что у них нет шансов выиграть в будущем. Конечно, если эти ИП продолжат участвовать в тендерах.

Что запомнить

1. Информацию об участии в аукционе присылает электронная торговая площадка. В назначенный день и время потенциальному поставщику нужно перейти по специальной ссылке. Или оставить вместо себя аукционного робота.
2. Во время аукциона участники снижают начальную цену. Побеждает тот, чье предложение не перебьют в течение 10 минут. После этого есть еще 10 минут, чтобы сделать ставку и стать вторым — запасным поставщиком на случай, если с победителем не заключат контракт.
3. Если у победителя не хватает нужного документа или есть недостоверные сведения, его кандидатуру отклонят, а контракт заключат с участником со вторым предложением.
4. В некоторых закупках заказчики могут просить обеспечение контракта. Обычно оно составляет до 30% от стоимости контракта. В случае если цена контракта изменилась больше, чем на четверть от начальной стоимости, могут применяться антидемпинговые меры. Тогда сумму обеспечения увеличат в 1,5 раза.
5. Если поставщик недобросовестно выполнит свои обязательства, заказчик может отправить информацию о нем в реестр недобросовестных поставщиков и забрать обеспечение контракта, если оно было.

В Тинькофф Бизнесе есть все для госзакупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Мы выпускаем квалифицированные электронные подписи, открываем спецсчета, выдаем банковские гарантии и кредиты. Все оформляется онлайн, вам не нужно ездить в банк.

12 самых частых ошибок при проведении тендеров

При проведении электронных торгов основную массу ошибок совершают неопытные заявители, как на подготовительном этапе, так и на стадии подписания контракта. Впрочем, нередки случаи, когда сам заказчик умышленно или по объективным причинам нарушает условия торгов. Как избежать самых распространенных и нелепых ошибок при участии в тендере, давайте разбираться.

Ошибки на стадии подготовки заявки для участия в тендере

Подавляющее большинство ошибок, которые допускают организаторы и участники тендеров, происходит из-за собственной невнимательности и беспечности

На начальном этапе многие новички уверены, что от них требуется лишь указать интересную для заказчика цену, а об остальном можно особенно не задумываться. Это не так. Правильность оформления заявки – залог того, что вы окажетесь первым номером в списке претендентов на контракт.

Ошибка 1: Просрочено время получения электронной подписи и аккредитации

Для участия в торгах заявитель должен обратиться на электронную площадку и получить специальную электронную подпись и аккредитацию. На это, как правило, требуется около недели. Однако новички часто выполняют эту процедуру слишком поздно – за 1–2 дня до окончания сроков приема заявок. И как результат – вылетают из торгов.

Ошибка 2: Заявка заполнена без учета требований заказчика

По закону в первой части заявки на участие в торгах должны быть расписаны три пункта:

1. согласие на поставку товара;
2. наименование страны происхождения товара (если необходимо);
3. указание на товарный знак и точные характеристики товара (при наличии).

Как правило, новички торгов соблюдают первое требование, но совершают ошибки с остальными двумя. По закону 44-ФЗ, организатор тендера может потребовать от исполнителя предоставить товар или услугу с определенным товарным знаком или его эквивалентом. В этом случае исполнитель действительно не обязан указывать в заявке технические характеристики своего продукта.

Если же требование о товарном знаке не указано, точные технические характеристики необходимо внести в заявку. Более того, эти характеристики должны соответствовать определенным ГОСТам и СНИПам. Использование слов, вроде «более», «менее», «от», «до» не допускается, если они не предусмотрены стандартом.

Довольно часто заявители на тендер не указывают страну происхождения своего продукта, особенно, если это требование не прописывается четко в инструкции. Заявку с такой ошибкой отклонят.

Ошибка 3: Неточности в описании и характеристиках товара

Приведем список наиболее распространенных причин для отказа в заявке:

• неправильно указаны единицы измерения или не указаны вовсе;
• допущены ошибки при заполнении таблиц характеристик (перепутаны цифры и наименования);
• в заявке есть нарушения правил орфографии;
• неверно указаны реквизиты исполнителя (ИНН, ОГРН и прочее).

Такие ошибки попросту могут расцениваться в качестве ложной информации о заявителе. И как следствие – стать поводом для отказа.

Ошибка 4: Цена контракта указана заявителем без учета НДС

При объявлении тендера заказчик, как правило, указывает НМЦ (начальную максимальную цену) с учетом НДС. Начинающие предприниматели часто уверены в том, что положение об НДС касается только тех, кто работает по ОСН, тогда как для работающих по «упрощенке» налог на добавленную стоимость в цену контракта не включается. И за свою ошибку расплачиваются тем, что полученная прибыль уменьшается на размер НДС. А это, в свою очередь, может привести исполнителя к убыткам.

Последствия могут быть и более суровыми. Допустим, вы выиграли тендер, закупочная цена оказалась ниже предполагаемой, и вы отказались от выполнения контракта. Как следствие – ваше предприятие вносят в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП). На 2 года!

Ошибка 5: Не обновлены персонализированные документы

Ко второй части заявки участник торгов должен прикрепить определенные документы – большую их часть можно собрать единожды и затем использовать ее в торгах (естественно, обновив название тендера, номер закупки и дату). Однако несколько документов требуют обязательной актуализации:

• выписка из ЕГРЮЛ (через каждые 6 месяцев);
• копия бухгалтерского баланса (раз в квартал);
• справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам (действует в течение 10 рабочих дней).

Просрочили хотя бы один документ – заявку отклонят, даже если вы стали победителем в тендере.

Ошибка 6: Заявка финансово не обеспечена

Участник заявки должен подтвердить обеспечение своей заявки определенной суммой. Для контрактов стоимостью 5–20 млн рублей сумма составляет 0,5–1 % от НМЦ, для контрактов с ценой, превышающей 20 млн рублей, – 0,5–5 %. Организатор торгов не примет вашу заявку, если нужная сумма не окажется на специальном счете в банке.

Ошибка 7: В заявке отсутствуют требуемые документы, или представлены недостоверные сведения

Если ваша заявка не содержит необходимые для участия документы, вроде свидетельства, лицензии, сертификата соответствия, до торгов вас не допустят. Это прямо указано в законе «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд».

Отдельная ошибка – предоставление недостоверной информации. Например, у заявителя есть налоговые долги, но данные об этом он решил скрыть. Либо задолженности не было на момент подачи заявки, но она появилась позднее, когда торги уже начались.

Если составление заявки вызывает у вас сложности – иногда требования заказчика действительно составляются сложным языком, – обратитесь к профессионалам. Компания «Ценный Контракт» поможет участникам торгов заполнить заявку, пройти регистрацию на ЭТП и подготовить пакет необходимых документов. Кроме того, квалифицированные юристы компании проконсультируют по всем тонкостям процедуры госзакупок.

Ошибка 8: Чрезмерное снижение цены на этапе торгов

Участники электронных аукционов часть стараются обойти своих конкурентов и выставить самую низкую цену. В итоге многие новички увлекаются и назначают такую стоимость своих услуг, которая оказывается для них попросту невыгодной.

Ошибки на этапе заключения контракта

Торги – это не тот случай, когда нужно обогнать любой ценой

Если ваше предприятие выиграло тендер, это вовсе не означает, что именно с вами заказчик подпишет контракт. Упустили важные нюансы – контракт перейдет вашим конкурентам. Наиболее частые ошибки на этом этапе связаны с соблюдением сроков заключения контракта и его условий.

Ошибка 9: Победитель тендера не предоставил заказчику гарантии исполнения контракта

По закону ФЗ-44 вы, как исполнитель, обязаны предоставить заказчику сумму обеспечения исполнения контракта – 0,5–30 % от НМЦ контракта. Точная сумма указывается в закупочной документации.

Выполнить эту процедуру можно двумя способами:

• внести сумму на счет заказчика;
• предоставить банковскую гарантию.

На этом этапе довольно частые ошибки – просрочка в предоставлении банковской гарантии и ее неверная форма. Обратите внимание, что банк, который выступает вашим гарантом, должен быть утвержден Министерством финансов по уровню кредитного рейтинга и размеру капитала. А сама гарантия должна быть составлена по форме, установленной Правительством РФ.

Компания «Ценный контракт» оказывает содействие в получении банковской гарантии. Мы подберем для вас самые выгодные ставки и наиболее приемлемые условия получения гарантии, подскажем какие документы собрать, сопроводим на всех этапах взаимодействия с банком.

Ошибка 10: Нарушение сроков заключения контракта

По закону «О контрактной системе в сфере закупок» сроки заключения контракта между заказчиком и исполнителем должны строго соблюдаться. Нарушили – упустили контракт и попали в упомянутый выше РНП.

Как правило, сроки исполнения контрактов нарушаются по техническим причинам: исполнитель не может отослать подписанный документ из-за сбоев с интернетом или программным обеспечением. Также бывает так, что победитель тендера невнимательно прочитал условия контракта заранее и по факту не имеет возможности выполнить его.

Ошибка 11: Условия контракта прочитаны исполнителем «по диагонали»

Заключая договор на оказание услуг, вы обязуетесь выполнить все его условия. Однако новички часто оказываются в невыгодных для себя условиях, поскольку заранее не изучили документ, составленный заказчиком. Например, отдельные пункты контракта не соответствуют закупочной документации или вообще ей противоречат.

Ошибка 12: Реализуемая услуга не соответствует условиям контракта

На стадии выполнения контракта может произойти так, что требуемая продукция оказывается недоступной. Причин тут масса: изменения в законодательстве, экономический кризис, форс-мажоры в логистике, повышение закупочной цены и так далее. Конечно, вы можете предоставить товар, который будет максимально близко соответствовать указанным в контракте характеристикам.

Однако стоит учесть, что у заказчика есть полное право разорвать контракт в одностороннем порядке, если хотя бы одна характеристика продукта оказывается хуже той, что прописана в документе о выполнении работ. Итог – все то же попадание в РНП на два года. Кроме того, вы рискуете попасть на штрафные санкции.

Компания «Ценный контракт» оказывает помощь в проведении всех видов конкурсных закупок – аукциона, конкурса, проведения запроса котировок, предложений. Мы сами подготовим и разместим в ЕИС тендерную документацию, проведем экспертизу заявок, организуем процедуру торгов, подготовим пакет документов для завершения тендера.

Источник https://www.klerk.ru/blogs/tinkoff/497558/

Источник https://www.audit-it.ru/news/pressn/1018658.html

Источник