Все о тендерах для заказчика

КЛИЕНТЫ И ПРИБЫЛЬ

4 МИН

Что такое тендер

Тендеры — это возможность получить крупные заказы и постоянных клиентов на долгий срок. Объясняем, как это работает, какие законы регулируют закупки и где их отслеживать.

В российском законодательстве нет понятия «тендер», наиболее близкий ему по смыслу термин — торги.

Тендер — это один из способов совершать закупки. Заказчик хочет получить товар или услугу и объявляет об этом, а потенциальные исполнители предлагают свои варианты решения задачи или просто торгуются: кто предложит меньшую цену, тот и получит заказ.

В процедуре обычно три стороны: заказчик, оператор (организатор) торгов и исполнители (участники). Оператор торгов — это электронная система, которая помогает публиковать заказы в открытом доступе и регламентирует порядок проведения торгов.

Кто может объявить тендер

Тендеры проводят частные компании, а также госкомпании и бюджетные учреждения. Первые публикуют запросы на любых электронных площадках: собственных сайтах и агрегаторах. С остальными всё сложнее: информация о тендерах размещается на аккредитованных электронных торговых площадках (ЭТП).

Закупки частных предприятий регулируются нормами Гражданского кодекса. Например, если в торгах будет только один участник, их признают несостоявшимися.

ч. 5 ст. 447 ГК РФ

Государственные тендеры в России регулируют два основных закона:

ФЗ-44. Регулирует закупки федеральных и муниципальных бюджетных учреждений, все этапы сделок. Исполнители госзаказов получают деньги напрямую из бюджета.

ФЗ-223. Применяется, если торги объявляет госкомпания (доля государства в капитале больше 50 %), их «дочки» и «внучки», субъекты естественных монополий, бюджетные учреждения, которые оформляют закупку за счёт грантов или собственных средств (например, унитарные предприятия). Этот закон устанавливает только общие принципы, большую часть процессов заказчики прописывают сами в специальном документе — положении о закупках.

Кто может организовывать тендеры

Площадок для торгов много. Есть сайты-агрегаторы, на которых размещают только коммерческие закупки. Один из наиболее известных — B2B-Сenter . Крупные компании создают свои ЭТП — к примеру, они есть у Аэрофлота или МТС .

Существуют также ЭТП, на которых размещаются заказы и государственных, и коммерческих структур, например Сбербанк-АСТ .

Тендеры государственных структур можно проводить только на федеральных площадках:

ЗАО «Сбербанк — Автоматизированная система торгов»;
АО «Единая электронная торговая площадка»;
АО «Российский аукционный дом»;
АО «ТЭК-Торг»;
АО «Электронные торговые системы»;
АО «Агентство по государственному заказу Республики Татарстан»;
ООО «РТС-тендер»;
ООО «Электронная торговая площадка ГПБ»;
Специализированная «Автоматизированная система торгов государственного оборонного заказа».

Распоряжение Правительства РФ от 12 июля 2018 г. № 1447-р

Где удобнее искать тендеры

с

Все актуальные и выполненные заказы по 44-ФЗ и по 223-ФЗ размещаются на общем портале zakupki.gov.ru . В каждом есть ссылка на ЭТП, где проводятся (проводились) торги.

с

Коммерческие и государственные закупки можно отслеживать сразу на электронных торговых площадках, например Сбербанк-АСТ . Или на агрегаторах, которые собирают данные сразу со всех ЭТП, — они часто платные.

с

Информация о коммерческих торгах конкретных компаний размещается на их сайтах (корпоративных ЭТП).

т

Малому и среднему бизнесу стоит следить за сервисом «Берёзка» . Там размещаются заказы бюджетных организаций с закупкой у единственного поставщика на сумму до 300 тысяч рублей. Исполнители регистрируются в большом каталоге и отслеживают тендеры, а затем предлагают свои товары.

В теории, любая компания может участвовать в любой открытой закупке — достаточно зарегистрироваться на портале и отправить заявку. Но на практике малому бизнесу обычно доступны не все конкурсы: например, в торгах по 44-ФЗ часто требуется большой опыт работы с бюджетными организациями. Для компаний с небольшим оборотом надёжнее отслеживать тендеры на «Берёзке» и универсальных аккредитованных ЭТП: так можно найти подходящие заказы и госкомпаний, и коммерческих организаций.

Как легко выиграть тендер новичку

Мы часто говорим о тонкостях проведения закупок — поиск, тип размещения, аналитика, организация процессов, законы и так далее по списку. Каждый раз углубляясь в тему, мы всё больше забываем о тех, кому, наверное, труднее всего — о новичках.

Начиная участвовать в тендерах, появляется много неясностей и, соответственно, ошибок.

В этом материале, мы расставим все точки над «i». Если вы только начали работать с тендерами, мы расскажем где велика вероятность допустить ошибку. Для тех же, кто только планирует окунуться в мир госзаказов, данная публикация станет чек-листом с множеством ценных советов!

Документы для участия в тендерах

Поскольку закупки находятся под контролем государства, а именно ФНС, следует понимать, что сбора различных бумажек не избежать.

учредительные документы организации;
документы, подтверждающие полномочия;
справка об отсутствии задолженностей по налогам, сборам и тому подобное;
копия паспорта, желательно всех страниц (для ИП и самозанятых);
свидетельство о регистрации компании или ИНН юридического лица;
выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
копии бухгалтерских отчетов о балансе, прибылях и убытках (заверенные в налоговой или с квитанциями о сдаче);
опись всех представляемых документов (требуется редко, но сделать не помешает)
лицензии, сертификаты, разрешения (если необходимо).

Поздравляем, теперь у вас собран полный пакет всех необходимых документов! Что же делать с ними дальше?

Что нужно для участия в тендерах

Наверно Вы и сами понимаете, что вышеперечисленные документы нужны не просто так. И даже не для того, чтобы кинуть их на стол заказчику со словами «Дай тендер!».

Все они необходимы для получения ряда регистраций и специальных инструментов для участия.

Что нужно получить:

Электронная подпись
Личный кабинет организации / ИП на Госуслугах
Аккредитация в ЕИС / ЕРУЗ (автоматически даёт аккредитацию на восьми государственных электронных торговых площадках)
Спецсчет в банке

Даже после выполнения всех пунктов, не стоит убирать собранную документацию в долгий ящик. Храните все бумаги вместе, на всякий случай.

Какой способ определения поставщика выбрать

Вопрос неоднозначный. В зависимости от того, что предлагает Ваша компания — поставку, работу или услугу, ответ будет отличаться. Кроме того, он будет отличаться и в случае разных сфер деятельности.

Проще говоря, что справедливо для строительства, не будет таковым для IT или уборки помещений.

Поэтому мы постараемся привести самые распространенные примеры, но для конкретно Вашего случая, лучше обратиться за консультацией к специалистам.

Выполнение работ

При выполнении работ по, например, текущему ремонту, лучше всего выбирать Электронный аукцион.

Преимущества этого выбора банальны — очень простой пакет документов. Вам понадобится всего лишь подготовить и прикрепить карточку предприятия, а все остальные документы подгружаются из ЕИС.

Однако, на всякий случай, всё равно изучайте документацию. Вдруг заказчик решит включить дополнительные требования. Такое происходит нечасто, но лучше перебдеть.

Это очень удобный и легкий вариант, ведь шанс допустить ошибку сведен к минимуму, а это уже половина успеха!

В случае с капитальным ремонтом или реконструкцией, дела обстоят сложнее. Скорее всего будут требоваться дополнительные бумаги — выписка из СРО, лицензия и так далее. В целом, даже с учетом этих документов, процедура остается достаточно простой по бюрократической части.

Поставка

При осуществлении поставок, чаще всего, простейшим вариантом будет Запрос котировок.

Дело в том, что при поставке необходимо указывать характеристики товаров или материалов. Это очень трудоемкая работа. В запросе котировок критерии намного проще, что существенно упрощает задачу.

Также, используя такой тип размещения, можно заработать больше, ведь условия для необоснованного снижения цены попросту отсутствуют.

Услуги

Предоставление услуг — самый сложный вариант. Проблема в том, что все услуги являются высокомаржинальными. Соответственно, более половины стоимости — это прибыль. В таких условиях можно применять демпинг и на аукционах творится настоящая вакханалия.

Поэтому, самым логичным вариантом будет Конкурс. Это наиболее точный и прозрачный вариант, отсекающий недобросовестных и неподготовленных участников.

Но предупреждаем, за этой безопасностью и честностью кроется множество сложностей самой процедуры. Необходимо трижды проверять каждый документ, только так получится добиться победы.

Советы новичкам в закупках

В этой части мы не будем рассказывать стандартные вещи, которые без труда можно найти в первой попавшейся статье. Мы за практические знания, и советы дадим соответствующие:

При получении электронной подписи, озаботьтесь настройкой компьютера заранее. Удостоверяющий центр вряд ли согласится помочь, поэтому стоит подготовиться.

Можете попробовать воспользоваться автонастройщиком, скачав его на сайте ЕИС-а, но он не всегда работает на должном уровне.

Аккредитация, на первый взгляд, может показаться легкой и простой процедурой. Однако, согласно статистике, первые отклонения заявок у новичков происходят именно по причине неправильно пройденной аккредитации.

Чаще всего, проблема заключается в нечитабельных документах, или не полностью подгруженных. Будьте внимательны!

Если ничего не получается, заявки отклоняют и вы не понимаете, что делать, обратитесь за помощью к экспертам.

Например, Тендерплан предоставляет услуги тендерного сопровождения, где в сборе документов и оформлении заявки Вам будет помогать специалист с многолетним опытом в закупках!

Отдельно проясним ситуацию с аккредитацией для физических лиц, ИП и самозанятых.

Вам стоит быть еще более внимательными, так как неправильная аккредитация в Вашем случае может грозить не только отклонением заявки, но и дополнительным обязательствам по налогам, сборам и так далее.

При участии в тендерах на поставку, указывая в технической части показатели своего товара, но не забывайте про критерии технического задания. На этом этапе подобрать более подходящий товар или отказаться от тендера будет максимально безболезненно.

Если же Вы решите просто переписать ТЗ, то предварительно озаботьтесь поиском реального товара. При оформлении заказчик мог допустить ошибку, и на деле такого товара не существует. А вот проблемы, которые появятся если попасть в такую ситуацию, будут более чем реальными.

Вывод

Воспользовавшись всеми описанными советами и грамотно заполнив все документы, отделять от победы Вас будет лишь опыт и качество предмета поставки.

Будьте добросовестным поставщиком, внимательно читайте все документы и не пытайтесь применять махинации. Тогда все ваши труды и старания непременно окупятся, да и на душе будет легче.

Как новичку ориентироваться в тендерах

Поставщик без опыта в закупках попадает на сайт Единой информационной системы (ЕИС) и тонет в информации. Это приводит к тому, что он выбирает не те тендеры и не тех заказчиков. В результате ему не удается одержать победу и заполучить контракт. Он решает, что госзакупки не для него. Это довольно типичная ситуация. Однако ее можно избежать, если с самого начала двигаться в верном направлении.

Преимущества тендерной системы

Сначала нужно понять, почему вообще стоит заниматься госзакупками. В России сегодня не самая лучшая экономическая ситуация для бизнеса. И именно тендеры могут стать отличной сферой деятельности по следующим причинам:

Платежеспособные покупатели. По данным за 2016 год, 70% денежных средств в стране находится в руках государства. А заказчиками в большинстве тендеров выступают именно бюджетные организации и крупные госкомпании.
Надежные партнеры. Оплату по договору гарантирует государство. Не нужно проверять добросовестность потенциального контрагента и переживать за то, что он не заплатит.
Отсутствие затрат на раскрутку. Продавать товары и услуги государственным заказчикам в большинстве случаев может даже начинающая компания без какого-либо опыта. Не нужно делать сайт, вкладываться в рекламу и как-то еще привлекать покупателей. Заказчики сами размещают свои потребности в ЕИС, а поставщики могут выбрать подходящие тендеры совершенно бесплатно.
Товар под контракт. Обычно в бизнесе сначала тратятся деньги на покупку или производство партии товара, и затраты возвращаются, когда все распродано. В закупках же поставщик сначала заключает контракт, только после этого может закупать товар. Он приобретает ровно столько, сколько нужно по контракту. Он уверен, что весь объем будет реализован.
Контрагент не передумает. Госзаказчик не вправе отказаться от контракта просто потому, что передумал или нашел более подходящий товар. Расторжение контракта возможно, но лишь по причине нарушений со стороны поставщика.
Контракты на любые суммы. Среди государственных тендеров есть закупки стоимостью несколько миллиардов рублей. Вместе с тем немало торгов стоимостью в десятки тысяч и даже меньше. Поэтому любая компания найдет себе подходящие заказы.

Классификация заказчиков

Все заказчики на тендерах подразделяются на три группы в зависимости от того, каким законодательством они руководствуются в своей закупочной деятельности:

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

Заказчики, которые работают по закону 44-ФЗ. Это разнообразные бюджетные организации и учреждения — от органов федеральной, региональной власти, городских и районных администраций до больниц, школ и детских садов. Такие закачки не имеют собственных денег — всю свою деятельность они обеспечивают за счет поступлений из бюджета. Поэтому и закупки они производят по самым жестким правилам.
Заказчики, которые работают по закону 223-ФЗ. Это государственные корпорации и компании с госучастием. Например, Роснефть, РЖД, Сбербанк. Они распоряжаются деньгами, которые заработали сами. Но поскольку их часть принадлежит государству, как собственнику этих компаний, все их закупки также регламентируются.
Все остальные заказчики, внедрившие систему тендеров. В своей деятельности они руководствуются гражданским законодательством. Они не обязаны по закону приобретать товары и услуги через торги. Такая система выбрана ими добровольно, поскольку это удобный инструмент. Некоторые собственники бизнеса сталкиваются с тем, что специалисты отдела закупок действуют в своих интересах в ущерб компании. Если закупка будет проводиться через тендер на электронной площадке (ЭТП), собственник бизнеса может на любом этапе все проконтролировать.

Почему важно знать, к какой категории относится заказчик? От этого зависит многое в процедуре закупки. У организаций из этих групп разный уровень ответственности за подготовку, проведение и результат торгов. Закон 44-ФЗ регламентирует буквально каждый шаг заказчика. Например, он обязывает:

выбирать определенный способ торгов;
проводить все этапы закупки в строго установленные сроки;
требовать у участников только те документы и сведения, которые разрешены законом;
оценивать поданные заявки по четко установленным критериям;
в обязательном порядке заключить договор с победителем торгов;
произвести оплату исполненного контракта в строго отведенный срок.

Если какое-то из требований закона будет нарушено, к ответственному за это должностному лицу будут применены штрафные санкции. Законом предусмотрено несколько десятков различных штрафов, причем некоторые из них достигают 30 000-50 000 тыс. рублей. Есть нарушения, за которые работника заказчика могут дисквалифицировать на 2 года, то есть запретить ему осуществлять в этот период свою профессиональную деятельность.

Многие поставщики опасаются участвовать в государственных закупках, поскольку считают, что правят бал там заказчики. И что они не станут отдавать предпочтение малым, никому не известным компаниям или ИП. Это все заблуждение. Закон 44-ФЗ не терпит никакой самодеятельности. Он жестко ограничивает заказчиков в выборе и заставляет ориентироваться на выгодность предложения.

Закон 223-ФЗ называют рамочным, поскольку он устанавливает лишь определенные границы для заказчиков. Многие вопросы они решают сами. Компании, относящиеся к 3 группе, и вовсе не обязаны соблюдать никаких специальных условий, кроме общих требований для сделок, прописанных в Гражданском кодексе.

Формы закупок

Закупки по закону 44-ФЗ проводятся строго в электронном виде. Для этого отобраны 8 федеральных электронных площадок. Чтобы участвовать в таких торгах, нужно пройти регистрацию в ЕИС.

Закупки по закону 223-ФЗ могут проводиться и в электронной форме, и в бумажном виде. Во втором случае участнику нужно будет заполнять заявку на бумаге, запечатывать в конверте передавать заказчику. В какой форме проводить процедуру — это заказчик решает сам. Однако есть ограничение: торги, организованные для субъектов малого и среднего бизнеса, должны проходить на федеральных ЭТП. В остальном же заказчик ограничен лишь одним документом — Положением о закупке, которое разрабатывает сам. Электронную закупку он может объявить на федеральной или на любой коммерческой площадке.

Торги, заказчиками в которых выступают негосударственные компании, проводятся на коммерческих электронных площадках.

По строгости правил электронные закупки можно разбить на 2 группы:

Торги по закону 44-ФЗ. Обычно их называют государственными закупками. В эту же группу целесообразно отнести закупки по закону 223-ФЗ, организованные специально для субъектов малого и среднего бизнеса. Они проводятся по тем же правилам, что и государственные торги.
Обычные торги по закону 223-ФЗ и закупки коммерческих компаний. Между ними очень много общего, поэтому их можно объединить в одну группу.

Совет. Начинающим стоит обратить внимание на торги из первой группы.

Способы определения поставщиков

Госзакупки проводятся через процедуры следующих видов:

Конкурс. В документации заказчик подробно описывает нужный ему объект закупки, требования к исполнителю и другие условия сделки. Победу одерживает тот поставщик, который предложит заказчику лучшие условия исполнения его заказа.
Запрос предложений. В целом похож на конкурс, но проводится быстрее и в строго определенных законом случаях. Такой тип торгов встречается изредка.
Запрос котировок. Заказчик четко определяет параметры нужных товаров или услуг, а поставщики лишь предлагают свои цены. Побеждает тот, чья цена самая низкая. Максимальная сумма контракта — 500 000 рублей. . Заказчик четко прописывает требования к товарам и услугам. Цена определяется на торгах в реальном времени, в ходе которых она движется в сторону снижения. То есть участник имеет возможность в ходе процедуры уменьшить свою цену. Побеждает тот, кто подал последнюю заявку с самой низкой ценой.

Особенности аукционов и запросов котировок в том, что допущенные к процедуре поставщики будут соревноваться только по одному параметру — по цене.

Особый интерес представляют аукционы. Заказчик до последнего не знает, кто в нем участвует. Заявка подается без указания наименования организации или ИП, в ней лишь перечисляются параметры предлагаемого товара. Заявителям присваиваются номера, под которыми они и торгуются во время аукциона. И только после окончания процедуры заказчику становится известно, с кем ему придется заключать контракт.

Для участия в аукционах по 44-ФЗ совершенно не важно, как давно существует бизнес, сколько сделок осуществлено, есть ли у компании активы и работники, является ли она производителем или посредником. Любая фирма или ИП, способные оказать нужно услугу или поставить требуемый товар, могут принимать участие в торгах. Для победы нужно лишь предложить наименьшую цену. С запросами котировок все аналогично.

С конкурсами и запросами предложений дела обстоятельства сложнее. Тут может быть важен опыт поставщика, наличие у него ресурсов, работников, а также иные условия. То есть заказчик будет оценивать заявки по разным критериям.

Закупки корпоративные и коммерческие также могут осуществляться через указанные выше процедуры, хотя и по несколько иным правилам. Вместе с тем заказчики могут проводить и иные способы определения поставщика. Например, популярны запросы цен и корпоративные переговоры. Требования к исполнителям также устанавливают сами заказчики. Поэтому начинающим довольно сложно выиграть такие тендеры.

Совет. Начинающим стоит обратить внимание на аукционы и запросы котировок по закону 44-ФЗ. Это несложно, поскольку среди государственных закупок они занимают значительную часть.

Стратегия победы

Итак, поставщик сосредоточился на аукционах и запросах котировок по 44-ФЗ, а это значит, он может победить только за счет снижения цены. Для этого есть 2 пути:

уменьшать себестоимость товаров или услуг;
уменьшать норму своей прибыли.

Главная цель участия в закупках для коммерческих компаний — получить прибыль. Но иногда ею приходится поступиться ради того, чтобы заполучить выгодный контракт. Для начинающих это может быть полезно в том плане, что даст опыт, который может понадобиться в более дорогих закупках. Тем не менее участие в госторгах должно принести владельцу бизнеса ощутимую прибыль, из-за которой оно все это затеял. Поэтому снижать цену следует за счет уменьшения себестоимости.

В первую очередь нужно определиться с организационно-правовой формой. Даже если у вас уже есть компания, для участия в закупках лучше зарегистрироваться в качестве ИП. Это позволит сократить затраты на вывод прибыли из бизнеса, а значит, уменьшить себестоимость продукции. Учредитель организации не может просто так расходовать заработанные денежные средства. У него есть 2 варианта:

наняться свою же фирму на работу (например, директором) и получать заработную плату. В этом случае он будет уплачивать в виде обязательных отчислений (НДФЛ и страховых взносов) сумму в размере 40% от заработной платы.
получать дивиденды ежеквартально или реже (в зависимости от того, что записано в уставе). С них нужно будет платить налог по ставке 13%.

Если же вместо ООО участвовать в тендерах будет ИП, то любую часть выручки он сможет просто перечислить с расчетного счета на свою личную карту. Выручка предпринимателя тоже облагается налогом, но в целом нагрузка гораздо меньше, чем на организации.

Выбор системы налогообложения

Для участия в закупках целесообразно применять какой-либо льготный налоговый спецрежим. Универсальным вариантом является упрощенная система — она может применяться вне зависимости от того, чем занимается бизнесмен. Чтобы применять ЕНВД или патент, нужны определенные виды деятельности. Также есть ограничения по региональной принадлежности. Например, в Москве ЕНВД нет.

Для участия в закупках по оказанию услуг целесообразно выбирать УСН с объектом «доходы». При оказании услуг не так много расходов, поэтому их можно не учитывать. В этом случае налог платится со всей суммы дохода по ставке 6%. Если же реализуются товары, то выбор делается в пользу УСН с объектом «доходы минус расходы» и ставкой налога 15%.То есть нужно будет платить налог с разницы между тем, что заработано, и тем, что потрачено.

Не стоит выбирать в качестве системы налогообложения основную, поскольку тогда придется уплачивать НДС. Отсутствие этого налога на спецрежимах — большое преимущество для участия в госзакупках, ведь благодаря этому поставщик может сильнее снизить цену.

Есть расхожее мнение, что государственные заказчики работают с крупным бизнесом и с плательщиками НДС. Это заблуждение. Заказчики по закону 44-ФЗ сами НДС не платят. Поэтому им совершенно все равно, платят ли их поставщики НДС или нет, ведь они не заявляют входную часть этого налога к вычету.

Поиск альтернативных товаров

Заказчики по закону 44-ФЗ не могут по своему желанию закупить товар определенного бренда. Они должны ориентироваться на его характеристики. Например, бюджетному учреждению нужен принтер. Закупщик подбирает модель, которая обладает нужными характеристиками. Он может прописать в документации марку и модель этого принтера, но обязан добавить фразу «или эквивалент». Это значит, что поставщик может предложить не только эту модель, но и аналог с такими же характеристиками.

О возможности поставки эквивалентного товара знают не все поставщики. Если в документации есть название производителя, бренд или модель, большинство будет искать именно этот товар. Тогда как на рынке, вполне возможно, существуют более дешевые модели с аналогичными характеристиками, которые выпускают какие-то менее известные бренды. В рамках торгов по закону 44-ФЗ вполне можно такой товар предложить заказчику. И если он действительно эквивалентен по указанным в закупке характеристикам, заказчик его купит.

Это универсальные инструменты для снижения цены предлагаемых товаров. В рамках своего бизнеса каждый владелец должен искать собственные пути снижения себестоимости.

Источник https://www.sberbank.ru/ru/s_m_business/pro_business/tendery-osnovnye-momenty/

Источник https://www.klerk.ru/blogs/tenderplan/517648/

Источник https://zakupki-kontur.ru/news/kak-novichku-orientirovatsya-v-tenderax/