Техническое задание на электронный аукцион – инструкция для тендера

При работе с государственными закупками обязательно необходимо составить техническое задание. Оно будет отражать какие изделия и услуги нужны организации для закупки. При этом техническое задание не должно быть сложным для понимания. И главное – оно должно соответствовать всем требованиям законодательства Российской Федерации.

В техническом задании поставщик найдет информацию о всех требованиях, которые предъявляет заказчик к товару:

· технологические и функциональные характеристики,

· временной период поставки ТРУ,

· критерии исполнения обязанностей, прописанные в договоре.

Получается, что техническое задание описывает со всех сторон, какая закупка необходима организации. Однако не надо путать этот документ с заданием для аукциона.

Аукционное задание – это отдельная документация, которой обязаны придерживаться все участники закупочной деятельности.

Требования к техническому заданию тендерной документации

Процедура проведения тендеров строго регламентируется законодательством Российской Федерации. Главным документом в этом процессе выступает техническое задание. Главным принципом его создания является равность прав участников тендера. При этом запрещается вносить в техническое задание следующие принципы:

· указывать необоснованные требования и запреты,

· выражать дискриминацию к участнику в пользу победителя,

· оценивать деятельность исполнителя с несправедливой стороны.

Электронной площадке строго запрещено вносить изменения в документацию для того, чтобы выделенный конкурсант выиграл тендер. Выиграть конкурс можно законным путем. Для этого необходимо правильно заполнить документацию, рассказать о сильных сторонах своей организации. В этом Вам помогут профессионалы сервиса https://bazazakazov.ru/.

Также ЭТП и заказчикам запрещено оглашать сведения из технического задания до его публикации руководством компании. Информация не должна быть известна участникам для соблюдения здоровой конкуренции. Этот факт проверяется соответствующими органами до публикации.

Содержание технической части тендера

Техническое задание в обязательном порядке должно содержать следующую информацию:

· технические и функциональные особенности ТРУ (описание и основные параметры),

· объем необходимых ТРУ, период закупочной деятельности, месторасположение доставки,

· качество, укомплектованность, необходимость сборки ТРУ,

· необходимая документация при поставке ТРУ,

· условия эксплуатации ТРУ,

· обязательства и гарантии договора.

Основные пункты технического задания описаны в законодательных актах: указание сведений о руководителе, информация об организаторе торгов, цели и задачи осуществления тендера, условия и требования заказчика, особые условия контракта (подписание, оплата, отчеты), дата и подпись всех сторон.

Особенности разделения техзадания на лоты

Если в техническом задании представлен широкий круг товаров из широкого использования, то заказчик его может поделить на части (лоты). Это своеобразные небольшие пункты в документе, по каждому из которых будет производиться отдельная закупка. Чтобы поставщику было легко разобраться в перечне товаров, необходимо правильно их создать. Один лот должен объединять только один вид изделий и работ (например, еду и канцелярские принадлежности соединить невозможно).

Исполнитель имеет право участвовать в тендере одного лота или нескольких (это правило работает даже если в конкурсе одного из них, он уже проиграл). Учитывайте, если Вам запретили участвовать в нескольких тендерах одновременно, то это незаконно и Вы можете обратиться с жалобой.

Договор между заказчиком и исполнителем по каждому лоту подписывается отдельно.

Как выбрать правильный тендер

Перед началом торгов обязательно проанализируйте и изучите информацию о коде продукции по ОКДП. Эта информация необходима для того, чтобы определиться какой конкурс может быть проведен: электронный или обычный. После этого можно начать изучение всей законодательной основы проведения торгов. На это может уйти продолжительное время, поэтому советуем обратиться к профессионалам https://bazazakazov.ru/. Наши специалисты осуществляют комплексное сопровождение всех закупок.

Организация электронных торгов выгодная для тех, у кого нет большого количества времени на подготовку. Любой исполнитель может зайти на портал и найти заказ по его специализации. На сервисе https://bazazakazov.ru/ только надежные заказчики и поставщики.

Неважно, какой способ торгов выбирает ваша организация. В любом случае создание технического задания необходимо.

Сохраните полезную информацию или поделитесь с друзьями и получите бесплатный доступ к поисковой системе «База Заказов» в рамках акции «Приведи друга».

Как писать техническое задание для digital-тендера?

Тендер — торги на конкурсной основе. Заказчик определяет условия участия, составляет перечень требований и формирует техническое задание на тендер для исполнителей, а после сбора предложений от всех заинтересованных участников выбирает победителя, наиболее соответствующего требованиям. Как проходит подготовка тз для заказчика и как написать техническое задание для тендера, чтобы найти идеального подрядчика — рассказали в статье.

О чем статья?

• Что такое техническое задание?
• Зачем писать подробное ТЗ?
• Что включает в себя качественное ТЗ?
• Что нужно помнить при составлении ТЗ?
• Как выбирается победитель в тендере?

Для кого эта статья?

• Руководителей отдела продвижения.
• Специалистов по тендерам.
• Рекламных агентств.

Что такое ТЗ?

Техническое задание на выполнение работ — это документ с полным описанием необходимых заказчику услуг. В нем обязательно указывается объем работ, условия их выполнения, сроки оказания услуг, требования к качеству, результат и гарантии.

Тематика торгов может быть разной, но говоря о digital-тендере, чаще всего подразумеваются работы по интернет-продвижению, поэтому на конкурс обычно попадает техническое задание на продвижение сайта или ТЗ на SEO.

Подрядчики просматривают предложения от заказчиков и ориентируются на тендерное задание — соответствует ли уровень исполнителя требованиям компании. Чем подробнее составлено ТЗ, тем выше шанс, что на предложение откликнется наиболее подходящий подрядчик.

Так как Федеральным Законом регулируются только государственные тендеры, составление ТЗ по ФЗ 44 требуется только для госзакупок. Коммерческие тендеры не регулируются законодательно и форма технического задания может быть свободной. Однако лучше составлять подробное техзадание на торги — в статье расскажем, какие пункты оно должно включать.

Зачем писать подробное техническое задание для тендера?

Основная цель технического задания заказчика — упростить коммуникацию между заказчиком и исполнителем еще до начала работ. Подробное и качественное ТЗ на конкурс экономит компании время на общении с неподходящими подрядчиками и средства на решении вопросов в ходе выполнения работ.

Для чего нужно подробное ТЗ:

• откликаются только исполнители, соответствующие всем требованиям, поэтому вы найдете лучшего подрядчика под ваши задачи;
• участники, не соответствующие требованиям, сами отказываются от предложения, а вы не тратите время на общение с ними;
• по подробному техническому заданию исполнители сразу понимают ваши ожидания от тендера, задачи и проблемы вашего бизнеса, план и объем требуемых услуг и могут предложить определенную концепцию работы;
• в техническом задании указаны критерии выбора победителя — исполнители знают, по каким параметрам их будут оценивать;
• вместе с откликом на предложение можно сразу запросить документацию подрядчика на проверку, указав это в ТЗ.

Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:

«Идеальное тендерное задание позволяет в рамках одного документа понять цели проекта, которые будут стоять перед подрядчиком в период оказания услуг, сроки и бюджеты.
При изучении технического задания большое внимание уделяется критериям оценки: так мы оцениваем наши шансы, понимаем, с кем будем конкурировать и соответствуем ли мы требованиям заказчика».

Что включает в себя качественное ТЗ?

Разберем подробнее, как составить техзадание для тендера качественно и что оно должно включать.

1. Описание проекта. Укажите все детали, относящиеся к проекту: основные и второстепенные задачи, результат, к которому стремитесь, какими средствами можно пользоваться (техзадание на закупку будет отличаться от тз на продвижение сайта, а тз на поставку оборудования — от работ по SEO, техническое задание отражает суть вашего проекта). Например, если речь о продвижении сайта, напишите, какие внутренние и внешние изменения вы хотите видеть, какие функции должны присутствовать, какими каналами продвижения можно пользоваться. Если у вас есть представления о том, что нужно сделать в первую очередь и какие инструменты необходимо задействовать — обязательно укажите. Если есть брифы или макеты — приложите их к заданию. Также не забудьте указать важные технические требования вашего проекта. Например, техзадание на закупку будет отличаться от тз на продвижение сайта.
2. Требования к подрядчику. Опишите все важные для вашей компании требования: специализация, опыт работы, профессиональные навыки, количество законченных проектов. Чем больше требований, которые повлияют на выбор подрядчика, вы опишите, тем больше качественных заявок получите.
3. Бюджет. В вопросе бюджета есть два варианта: указать бюджет, на который могут рассчитывать исполнители, или оставить его на усмотрение подрядчика, тогда вы увидите предложения, которые были рассчитаны из задач по ТЗ самим исполнителем.

Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

«В истории нашей компании был провальный опыт сотрудничества по digital-тендеру. Был подрядчик, с которым мы работали уже много лет. В тендере, который проводился на открытой площадке, подрядчик ОЧЕНЬ сильно снизил цену, чтобы победить (хотя в общем-то, можно было остановится на более высокой планке). Через месяц подрядчик понял, что в рамках текущего бюджета не может исполнять заявленные обязательства.
Мы со своей стороны не могли уже увеличить бюджет, так как тендер проходил на открытой площадке, были все протоколы и прочая документация. В итоге через месяц подрядчик расторг с нами договор, и нам пришлось начинать работы с подрядчиком, который был на 2 месте по цене — для нас это был новый поставщик, но проявил он себя хорошо».

Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:

«На рынке digital-услуг есть тендеры, в которых бюджет обозначается как заказчиком, так и исполнителем услуг. В первом случае заказчиком устанавливается максимальный бюджет, за рамки которого выходить нельзя. Поэтому перед тем, как подать заявку на участие в тендере, мы сопоставляем задачи и порог бюджета. Оцениваем свои услуги и, если финальная стоимость укладывается в рамки заявленного бюджета, подаем заявку на участие.
Мы не участвуем в конкурсе, если понимаем, что бюджет заказчика не позволит нам качественно выполнить весь спектр необходимых работ. Для нас важнее качество оказываемых услуг и репутация компании, чем победа в тендере».

Что нужно помнить при составлении ТЗ?

При написании технического задания для тендера обратите внимание на дополнительные рекомендации.

1. Не прописывайте в форме техзадания доскональный пошаговый план работы, оставьте за исполнителем право выполнить ваши требования так, как он видит в силу опыта и специфики работы. Попросите объяснение, почему подрядчик считает применение его плана работы эффективным.
2. Цена не является критерием качества работы, при выборе подрядчика обращайте внимание в первую очередь на портфолио и коммерческое предложение, а не стоимость услуг. Высокий прайс — не гарантия качественной работы, а низкая стоимость услуг не говорит о недостатке опыта и профессионализма.
3. Адекватно оценивайте собственные ресурсы и возможности, не требуйте от подрядчика выполнение таких целей, которые не потянет ваша компания. Например, ставя целью привлечение определенного количества новых клиентов, учтите, сможет ли ваша компания вовремя и качественно их обслуживать.

Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:

«Техническое задание позволяет оценить, насколько сам заказчик способен прозрачно сформулировать цели продвижения своего ресурса. Например, заказчик хочет увеличить оборот интернет-магазина через органический канал, при этом имеет в виду рост количества лидов через поиск. Мы понимаем, что это две разные метрики, и рост результатов по ним достигается разными путями. Поднимать обороты с помощью SEO это неправильно, так как данный канал не влияет на данную метрику в значимом объеме».

Как выбирается победитель в тендере?

После публикации предложения и техзадания на тендер вы получите некоторое количество откликов. Как не ошибиться и выбрать лучшего подрядчика?

1. Изучите заявку. Отклик, который прислал исполнитель, должен отражать ваше техническое задание, то есть включать решения проблем, которые вы указали. Если отклик выглядит абстрактно и шаблонно, скорее всего, подрядчик рассылает один текст на несколько тендеров. Также посмотрите, какие примеры работ исполнитель приложил к отклику, они должны быть релевантны вашим задачам.
2. Изучите подрядчика. Просмотрите профиль исполнителя на площадке тендера (или перейдите на сайт по предложенной ссылке), он должен включать данные о компании, специализацию подрядчика, портфолио с примерами работ, прайс на услуги, достижения и подтверждения экспертности (награды, сертификаты) и контактную информацию.

Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

«Для победы в тендере исполнителю важно правильно преподнести информацию о себе. Как подрядчику правильно представить свой опыт работы и не допустить ошибок? Внимательно изучайте специфику клиента и предлагайте только то кейсы, которые могут быть применимы к данной сфере, больше конкретики и методологии, меньше общих слов, которые приведут к вопросам, на которые вы не сможете ответить здесь и сейчас».

Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

«У кого из агентств точно есть преимущество — у крупных и известных, бюджетных или маленьких, но опытных? Мы рассматриваем все варианты. Иногда отдаем предпочтения маленьким, но опытным агентствам. Крупные компании — часто дорого и переплата за имя (иногда объем работ позволяет предоставить скидки). Бюджетные — не всегда качественно, а у нас нет времени и желания еще и обучать подрядчиков самим».

Источник https://bazazakazov.ru/statyi/tekhnicheskoe-zadanie-na-elektronnyy-auktsion-instruktsiya-dlya-tendera.html

Источник https://www.ashmanov.com/education/articles/kak-pisat-tekhnicheskoe-zadanie-dlya-digital-tendera/

Источник