Советы от заказчика участнику тендера

Периодически на Хабре появляются топики, повествующие о тендерных процессах глазами либо заказчика, либо участника.

Люди, пишущие от лица заказчиков, говорят, что не все так плохо и страшно. Участники же, наоборот, отвечают, что результаты не оправдывают затраченных усилий. За время своей трудовой деятельности я закупал для разных структур и по разным нормативным документам. Это были и федеральные структуры, и госкорпорации и частные компании. Поэтому я постараюсь, основываясь на своем опыте, рассказать об особенностях проведения закупок в учреждениях исполнительной власти, крупных коммерческих структур и предприятий с государственным участием.

1. Государственное учреждение

Структурное подразделение, в котором я служил, занималось ведением финансово-хозяйственной деятельности. В том числе и закупками. С первых месяцев службы мне стало очевидно, что многие обстоятельства внутреннего распорядка оказывают влияние на выбор поставщиков.
Так выяснилось, что интернет в управлении был положен далеко не всем (видимо обстановка секретности и прочие дела). В отделе, в котором договоры на закупку заключали все, интернет был только у человека, размещающего информацию на сайте Госзакупок. А люди более-менее знакомые с ФЗ-94 знают, что не все публикуется на Госзакупках, а только то, что дороже 100 000 руб. Договоры на меньшую сумму заключаются по результатам мониторинга рынка.
Таким образом, поиск поставщика на такую сумму без интернета был делом непростым. И угадайте, к кому в первую очередь мы шли за коммерческим предложением и договором? К тем, кто присылал нам по почте свои коммерческие предложения, либо кого мы знали по прошлым контрактам.

Таким образом, для поставщиков, у которых сумма контракта не превышает ста тысяч рублей могу дать следующие советы:

Коммерческие предложения — не пренебрегайте ими, отправьте их с описанием услуг, товаров, которые вы готовы продавать в ближайшие государственные и муниципальные учреждения. Я уже вижу, как многие из поставщиков закатят глаза к небу и скажут — да их никто не читает!
Возможно вы правы, но заявить о себе надо. Ваша задача — чтобы коммерческое предложение дошло до рядового исполнителя, которому надо заключить договор. Чтобы коммерческое предложение дошло, его необходимо оформить соответствующим образом.
(Более подробно о порядке оформления и рассмотрения писем госорганами говорится в ФЗ-59, который распространяется и на письма юридических лиц.)
Главное, чтобы у вашего коммерческого предложения были все необходимые реквизиты письма, а именно:
— наименование государственного органа или органа местного самоуправления,
— должность руководителя этого госоргана,
— наименование своей организации,
— подпись и ФИО руководителя вашей организации,
— исходящий номер и дата.

При наличии этих реквизитов, ваше коммерческое обращение будет не отложено в сторону, а в соответствии с законом, будет передано на рассмотрение в профильное подразделение, т.е. исполнителю, который отложит ваше предложение в долгий ящик, и извлечет его, когда срочно потребуется купить предлагаемый вами товар или услугу.

Знакомства — данный совет подойдет, пожалуй, для работы с предприятиями всех форм собственности. Если вам довелось выполнять работы или продавать услуги какому-либо из госучреждений, не стесняйтесь быть общительнее во время исполнения обязательств по договору — приветливо проконсультируйте, обсудите, предложите альтернативу, после работ можете сами поинтересоваться все ли нормально работает. Цели здесь две — показать, что работать с вами удобно, и запомниться. Если все сделать правильно — к вам обратятся снова. Вы не представляете насколько проще работать, когда телефон нужного поставщика или менеджера забит в сотовом. И не сомневайтесь, в первую очередь я обращусь к ним, поскольку давно с ними работаю.

Однако большинство критериев, определяющих конечный выбор поставщика продиктовано законодательством, и разбираясь в нем, можно извлечь некоторые конкурентные преимущества.

Знание финансовых особенностей бюджетных предприятий — очень большое количество предприятий в наше время работает по предоплате. Однако с бюджетными учреждениями такой номер проходит не всегда. Зная те или иные условия, предпочтительные для заказчика, можно спокойно получить контракт, в то время как конкуренты будут и дальше требовать 100% аванс. Люди на госслужбе не склонны торговаться, и услышав «Мы работаем только по предоплате» кладут трубку и ищут другую фирму. Это потому, что законодательство по некоторым видам сделок не допускает авансирования, а договор нужен уже вчера. В связи с этим, заказчикам из бюджетных учреждений нужно предлагать оплату по факту. Или же, если такие условия для вас непозволительная роскошь, поинтересоваться условиями допустимого размера авансирования у бюджетников, подняв соответствующие законы. Об этом нам четко говорит п.17 Постановления «О мерах по реализации Федерального закона „О федеральном бюджете на 2013 г. “. Там четко прописаны размеры допустимого авансирования для каждого вида сделки. Естественно, каждый год выходит новое постановление.

Остальные советы распространяются на закупки, стоимостью свыше 100 тысяч.

Планы-графики — определенную выгоду можно извлечь, узнав о планируемых закупках на год вперед, и планируя свои силы и время заранее. Т.к. ФЗ-94 обязывает все государственные учреждения составлять план-графики закупок на год вперед, то возможность узнать об этом есть. Планы-графики закупок публикуются заказчиками на сайте Госзакупок в соответствующем разделе. Ориентируясь на информацию из этого плана-графика, необходимо помнить, что внесение в план-график закупок изменения по каждому объекту закупки может осуществляться не позднее чем за десять календарных дней до дня размещения на сайте информации об открытии тендера. Поэтому, планируя заявиться на тендер, и готовясь к данному событию, примерно за неделю до открытия тендера, сверьтесь с планом-графиком, чтобы знать об изменениях заранее, и вовремя на них среагировать.

Условия — необходимо внимательно вычитывать условия закупки, т.к. несоответствие по какому-то из пунктов будет служить основанием не принять вашу заявку. Отдельного внимания заслуживает пункт о сроках подписания договора победителем — если данный срок будет нарушен вас могут занести в базу недобросовестных поставщиков.

Вопросы — нужно помнить, что документы и ТЗ составляют люди, и зачастую в режиме многозадачности, постоянных поручений руководства и телефонных звонков. Поэтому с большой долей вероятности в закупочной документации могут попадаться очевидные ошибки или непонятные моменты. (В Казахстане даже был случай когда в закупочной документации каким-то образом оказался фрагмент порнографического рассказа). Натыкаясь на каждый непонятный момент в закупочной документации нужно задавать вопросы и просить разъяснения у организатора закупки. Лучше спросить и сделать правильно, чем не спросить и прислать не то что нужно. Кстати, помимо требований к предмету заказа, есть и требования, предъявляемые к участникам размещения заказа при выполнении тех или иных видов работ. Требования к участникам тендера, в котором вы собираетесь участвовать, можно тоже попросить разъяснить. Это называется процедурой разъяснения документации участникам торгов — она установлена законодательно, и задавать вопросы — ваше право. Организатор закупки обязан максимум в течение пяти рабочих дней со дня поступления указанного запроса предоставить претенденту в письменной или в форме электронного документа разъяснения положений документации, вызвавшие у того этот запрос. Электронный ящик представителя заказчика в информации о закупке должен присутствовать обязательно — он там как раз для того, чтобы вы могли на него присылать ваши вопросы.
Ответ публикуется заказчиком на странице закупки в соответствующем разделе.

Исходя из ситуаций и жизненного опыта также могу добавить, что в сфере госзакупок у сторонних участников практически нет шансов в тендерах на капстрой. Там очень сильны интересы из Москвы. Текущий ремонт, обслуживание, поставка разного рода товаров из области операционных расходов выигрывали разные компании, в основном без коррупционных составляющих. В сфере IT коррупция есть. Правда за последний год количество случаев, когда выигрывали те, кто не должен был росло. Просто предлагали маньшую цену. Заинтересованные лица скрипели зубами — но контракт все таки отдавали честному победителю.

2. Частная коммерческая компания

Процедуры в частной компании, где я работал потом, нацеленной на извлечение максимальной прибыли, и сохранения денежного потока колоссально отличались от государственных. Безусловно коррупция присутствовала тоже. Но в тендерах на астрономические суммы, которые проводились централизованно в корпоративном центре в Москве. Локальные закупочные процедуры, пусть даже на миллионные суммы шли честно. Через некоторое время я проникся корпоративным духом, усвоил закупочные процедуры компании и начал тендерить.

Так как интернет в частной компании дело привычное, то коммерческие предложения здесь особо не действуют. Большую часть информации о поставщике можно получить с его сайта. В связи с этим хочется посоветовать следующее.

Сайт — указывайте на сайте контактные данные специалистов, которые у вас работают. И не допускайте наличия на сайте неактуальной информации или сервисов. Как правило, если телефон на сайте не рабочий, то проще и быстрее перейти на сайт следующей фирмы. Насчет неактивных сервисов простой пример — на сайте одной из страховой компаний федерального масштаба есть огромное количество информации об услугах, но нет контактных данных филиала в моем регионе. Вместо них сервис „Оставьте ваш номер и мы вам перезвоним“. В итоге мне никто не перезвонил, и я больше не рассматриваю данную организацию в качестве контрагента.

Переписка — отвечайте на все приглашения по участию в тендерах, которые приходят вам на почту. Даже если ваш ответ отрицательный. Если принципиально не участвуете в тендерах, так и напишите, приложив ваше коммерческое предложения на случай, если понадобится внеконкурсная закупка. Если тема тендера не ваша — тоже напишите, рассказав о своих услугах или товаре. Если же проигнорировать приглашение — вам больше не напишут, даже тогда, когда потребуется срочный договор, безо всяких тендеров. У ряда компаний в приглашении на тендер, например, сразу предупреждают — »отсутствие официального ответа может затруднить ваше дальнейшее участие в закупочных процедурах компании».

Поиски тендеров — многие поставщики, услышав от меня слово тендер, спрашивали — Это госзакупки? — совершенно проигнорировав название и организационно-правовую форму предприятия которые я назвал минуту назад. Часто люди ассоциируют тендеры с госкомпаниями и много из-за этого теряют. Каждая крупная компания практикует тендерные процедуры для закупок свыше определенных сумм, или отдельных категорий товаров. И информации об этих тендерах частные компании публикуют на своих сайтах. Там же они сообщают об условиях своих закупочных процедур. Разумеется, при этом будет необходимо вникать в процедуры каждого заказчика, что не так уж и просто, но при этом можно получить контракт на весьма немалые объемы в случае победы. О том, как знание процедур может повлиять на результат тендера я напишу ниже.

Переговоры — частные компании деньги считают. И торгуются. Запрос о понижении цены может означать всякое. Смотря что за компания просит у вас скидку. В частных компаниях это желание сэкономить. Например в нашей компании практиковалось сравнение цен с ценами аналогичной закупки прошлого периода, и если превышение было выше уровня инфляции, руководство говорило мне — проводи второй этап, пусть падают в цене. И если вам приходит письмо с просьбой упасть в цене — падайте. Хоть на копейки но падайте. Для крупных компаний это важно. Для поставщика это демонстрация лояльности, доброжелательности. Для заказчика — дело принципа. При определенных ситуациях из предоставления такой скидки можно извлечь выгоду. Приведу пример: закупались запорно-пломбировочные устройства на ж/д вагоны. Два главных критерия — цена, и предпочтительный срок отсрочки платежа 60 дней. Компании дали предложения с отсрочкой платежа 60 дней. Цены были в среднем похожи, т.к. производитель один, разница лишь в наценке. Вырисовался один фаворит, который при текущем соотношении цен бы победил. После запроса скидки картина поменялась — упал только один поставщик. Упал буквально копеек на 10 за единицу товара, с условием отсрочки платежа 30 дней вместо 60. Его и выбрали.

Гибкость — не отказывайтесь сразу от участия в тендере или от заключения договора, если какие-то условия вас не устраивают, или кажутся вопиющими. Лучше подумайте о том, сколько других поставщиков уже отказались от этого договора. Приведу еще один пример. Так как наша компания работала только по факту и еще к тому же просила отсрочку платежа 60 дней, частенько поставщиков найти было непросто. Многие отказывались. Но были и смышленые. Они понимали, что до них отказались многие, и многие откажутся после них, и просто закладывали свои риски, связанные с такой отсрочкой в цену товара. В итоге, часто они оказывались единственными, кто давал предложение, и получали контракт.

Знание процедур — каждый раз, рассылая поставщикам закупочную документацию, мы прикладываем процедуры и свои контактные данные, чтобы нам могли прислать вопрос, а мы, в ответ, отправить разъяснения. И во время каждого тендера находятся представители организаций, присылающих либо неполный пакет документов (несмотря на приложенную опись), присылающих эти документы позже срока либо с другими нарушениями. В итоге их заявки не принимаются к рассмотрению. В некоторых случаях это даже ведет к дисквалификации на долгое время. И это при миллионных контрактах. Поэтому внимательно изучайте закупочные процедуры и требования к документам. Уделяйте внимание деталям, таким как печати и подписи. Все это важно.
В качестве примера: среди прочих условиях тендеров, существует требование неделимости лота. То есть, если необходимо поставить стол, кресло и тумбочку, а приходит предложение только на стол и кресло, то такая оферта к рассмотрению не принимается. А ведь если какой-то менеджер дочитался бы, что лот должен быть неделим, то он бы перекупил в случае необходимости недостающую товарную позицию и включил ее в оферту по входящей цене. Таких косяков очень много. Про опечатки в ценах я вообще молчу.

Личный подход — в частных компаниях, особенно крупных, как правило служба безопаности старается демонстрировать свою нужность, и работники это знают. Поэтому, скорее всего, на вопросы о личном интересе в данной сделке они будут делать удивленные глаза, и утверждать что не понимают о чем вы. Если же они сообщат о ваших предложениях в СБ, то с данной компанией, скорее всего вы больше не заключите ни одного договора.

Справедливость — в некоторых фирмах есть такие институты как конфликтная комиссия, которой не следует пренебрегать. Если, по вашему мнению, тендер прошел нечестно, обращайтесь в такую комиссию. Как правило она заседает в корпоративном центре, и личную заинтересованность к конкурсу, проходящему в филиале не испытывают, поэтому шансы на объективное рассмотрение высоки.

3. Компания с государственным участием

В данном случае деятельность осуществляется на основании ФЗ-223, который во многом схож с ФЗ-94. Закупки также публикуются на сайте Госзакупок. Дочерние общества таких госкорпораций в своей работе используют собственные положения о закупках, которые почти полностью дублируют вышеназванный закон. Дочерние общества госкорпораций на которых не распространяется действие ФЗ-223 публикуют информацию о своих закупках на сайтах этих госкорпораций (см. совет про поиски тендеров).

Что касается житейских мудростей относительно тендеров в таких компаниях, то они в общем то схожи с тем, что я говорил про госзакупки. Кроме этой:

Переговоры — в госкорпорациях это называется Переторжка. Как правило она проводится, когда предложенные цены не соответствуют первоначальной стоимости контракта. Превышать ее нельзя. Поэтому, если вам пришло приглашение поучаствовать в переторжке, с большой долей вероятности ситуация выглядит следующим образом: все полученные предложения превышают ту сумму, которую готов заплатить заказчик, поэтому скорее всего нужно падать, иначе тендер могут вообще переиграть.

Конечно, данная информация далеко не полностью описывает все ситуации, возникающие в процессе закупочной деятельности. Однако, надеюсь, она окажется для кого-то полезной, и в следующий раз, вы, как поставщик, вместо равнодушия испытаете спортивный интерес.

Upd: Хочется добавить, что советы, касающиеся работы с государственными учреждениями действуют до 31 декабря 2013 г. Т.е. до вступления в силу Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», после чего данный вопрос потребует дополнительного изучения.

Источник https://habr.com/ru/post/193932/

Источник

Источник