Секреты проведения IT-тендера

Итак, Вы решили автоматизировать бизнес-процессы. Что делать дальше? Провести тендер.

Учтите — организация и проведение тендера потребует пристального внимания ключевых сотрудников и руководства компании. Но это единственный способ адекватного выбора. Преимущества автоматизации только тогда становятся таковыми, когда решение подходит конкретной компании. Тендер помогает детально сравнить функциональные возможности решений, комплекс сопутствующих услуг и стоимость предложений подрядчиков.

Бизнес-образующие IT-системы, о которых идет речь, глубоко встраиваются в процессы компании. По опыту участия в десятках тендеров в роли поставщика IT-решений, рекомендую обратить внимание на несколько моментов, общих для разных целей и ситуаций.

Подготовка к тендеру

Первый шаг — формирование проектной команды для сбора и обработки информации для тендера. Необходимо определить внутреннего заказчика, драйвера проекта. Готовьтесь к тому, что он будет уделять задаче по поиску IT-решения практически все время. В зависимости от специфики компании, остальными членами команды будут IT-специалисты, sales-support, бизнес-аналитики.

Два признака грамотно сформированной проектной команды:

Совокупная компетентность достаточна для оценки ситуации со всех точек зрения, важных для бизнеса;
Проект приоритетен для участников команды.

Первичное техническое задание. Бизнес называет требования, а технический специалист, sales-support или человек на стыке бизнеса и IT переводит их на формальный язык. Так вырабатывается начальное представление о том, какая система нужна.

Список разработчиков и названий систем. Для этого IT-специалисты изучают рынок решений. Способы задействуются разные: начиная с поиска в интернете и заканчивая проведением инсайдерских опросов.

Собрать подробную информацию о системах. Самое правильное — обратиться к разработчикам. Начните с просмотра сайтов поставщиков систем, обычно там есть подробная информация о продуктах и контакты. Некоторые разработчики выкладывают демо-версии программ.

На этом этапе отсеиваются поставщики, которые вызывают явные сомнения. Например, настораживает, если у IT-компании не работает сайт или его нет вовсе, если нет портфолио. Кроме того, для крупных заказчиков характерно избегать только что образованных компаний: слишком большие риски.

Первичный отсев систем по классу и базовым возможностям. Не стоит приглашать в тендер всех тех, кто вышел в первую десятку по запросу в Яндексе или Google. IT-эксперты на своем уровне убирают из списка заведомо неподходящих поставщиков. Причем без углубления в детали — время для тщательного изучения еще не пришло

К примеру, открыт тендер для поиска решения для торговых агентов. На рынке присутствуют разработчики, автоматизирующие дистрибуцию, но мобильного приложения для торговых агентов у них нет, есть только офисная часть. В тендере на поставку SFA (Sales Force Automation — система автоматизации продаж) такой поставщик участвовать не может — он непрофильный.

Не делайте предварительных оценок. Бывают случаи, когда в компании стоимость проекта согласовывается на подготовительном этапе, без обращения к поставщику. Риск в том, что эта сумма может значительно отличаться в меньшую сторону от цен, названных разработчиками в тендере. И тогда цена становится единственным критерием выбора — бюджет-то уже согласован. В сфере IT дешевое хорошим быть не может. Чтобы из-за этого не возникало сложностей, нужно понять, что цену называет рынок, а не заказчик. Поэтому за порядком цифр лучше обратиться к разработчикам.

Итак, в списке остались профильные компании.

Тендер

Техническое задание (ТЗ). В IT лучше, когда абстрактное представление о программе подкреплено формализованным документом. Он экономит время и поставщику, и заказчику. Сформулируйте бизнес-требования и переведите их на технический язык. Чтобы ТЗ содержало исчерпывающую информацию, потребуются усилия всей проектной команды.

Когда IT-поставщик получит такой документ, он быстрее и с меньшим количеством вопросов подготовит встречное предложение, легче войдет в тендер.

Пора обратиться к поставщикам. Проектная команда приступает к проверке функциональности программ. Напишите официальный бриф, позвоните, отправьте запрос через форму обратной связи на сайте — любой канал связи годится. Главное — довести до разработчиков техническое задание и спросить: «Мы ищем вот такое решение. Что вы можете нам предложить? Какие статьи расходов могут быть? Сколько стоит такой проект?»

Приглашение в тендер. Сколько поставщиков пригласить в тендер? Все зависит от желания руководства компании-заказчика найти объективно лучшее и подходящее IT-решение. Если проект автоматизации важен, компания пригласит всех, кто в данный момент имеет на рынке хоть какой-то вес.

Если же у компании нет времени или уже принято решение (может быть, негласное), то конкурс проводится формально. В таких фейковых случаях часто приглашают разработчиков заведомо разных направлений либо несопоставимых систем. Среди них оказывается единственный поставщик, который покрывает потребности компании.

Сроки. Хотя бы к моменту формирования шорт-листа запланируйте, сколько времени компания потратит на отбор и когда запустит проект. При плохо организованном вялотекущем процессе без сроков заказчик не понимает, сколько ресурсов потребуется вложить в проект, когда он запустится. Примерно укажите, когда ожидаете получить результат: «5-10 дней на первичную обработку», «14-20 дней на ответ по ТЗ». Для запуска проекта подойдет и приблизительное «Мы хотим запуститься в этом году». Тогда поставщик включит проект в график.

Организация проектных процессов у нормального разработчика похожа на заводские. Он должен четко понимать, на какой срок резервировать человеческие и технологические ресурсы в случае выигрыша. Если вы не обозначаете срок, готовьтесь подождать, пока победитель приступит к работе.

Сроки зависят от потребностей. Если ваши конкуренты уже автоматизировались, IT-системы приносят им прибыль, очевидно, что ждать два года не стоит. Но и торопиться тоже. Не только из-за того, что в спешке легче ошибиться. Нужно выбрать такое время, когда отсутствие ключевых специалистов компании в текущих процессах пройдет безболезненно для бизнеса. Проанализируйте сезонность, ресурсы, инвестиционные возможности. Для этого полезно получить от поставщика грамотный график движения денежных средств, чтобы с учетом этих сведений корректировать сроки и ресурсы.

Заявки «самотеком». Если заказчик забыл кого-то пригласить, а поставщик сам узнал о тендере, то он может «попроситься» в него самостоятельно. В таком случае, заявку оценивают по общей схеме «подходит — не подходит» и если первичный отбор успешно пройден, высылают техническое задание.

Сопоставление возможностей решений и потребностей компании проводится в диалоге с поставщиком. Значит, на стороне заказчика должны быть компетентные представители, готовые обсуждать функционал программы.

На этом этапе будут очные встречи, видео- и телеконференции. По итогам переговоров из списка уберутся «лишние».

Если организатора тендера поджимают сроки, нужно тщательно проработать первичный список участников и возможности рассматриваемых IT-решений. На заявки каждого участников тендера потребуется одинаковое время. Логично потратить его на профильных участников, а не на желающих «попытаться».

Внимание на отношение. Тендер похож на сватовство. Помимо оценки технических характеристик решения, обращайте внимание на общение с поставщиком. Он может быть молодым и неопытным в тендерах, но открыт к разговору. Не бывает «неудобных» или «глупых» вопросов на тему технических характеристик и функциональности системы, ведь у разработчика намного больше знаний и компетенций в своей области, чем у IT-директора компании-заказчика.

Есть и другие факторы, которые стоит оценить: организованность, полнота предоставления информации.

Хорошая презентация — плохая основа для выбора поставщика. Не каждая IT-компания может похвастаться эффектной рекламой. Шикарно, если динамичную презентацию с красивыми картинками показывает человек, специально обучавшийся ораторскому искусству. Но это не показатель качества программы. Это показатель умения компании себя продавать. Поэтому не стоит делать выводы о возможностях поставщика и его месте на рынке, основываясь на маркетинговых материалах.

Реклама это реклама. На слайдах легко нарисовать что угодно. Включая скриншоты, отредактированные в фотошопе. Разработчики, которым сложно выдерживать честную конкуренцию, иногда даже в своих демонстрационных решениях имитируют то, чего еще нет в действующем программном обеспечении.

Вот когда собрали хорошие референсы, наладили коммуникации, оценили систему, и появилось видение поставщика как будущего партнера — тогда презентация становится «вишенкой на торте». Но такой презентации может и не быть вовсе, по существу ничего не изменится.

Коммерческое предложение — еще не финал, а интересный этап. Уже накопили много знаний о системах и разработчиках, теперь настал момент оценки предложений. Сложность в том, что каждая компания, предоставляющая некие цифры в ответ на запросы, вкладывает в них разное значение. Важно суметь привести их к единому знаменателю.

Например, практически в каждом проекте присутствует статья о технической поддержке. Но цифры, предоставляемые поставщиками, различаются в разы. Почему? Возможны два варианта. Первый — неоправданно дорогой поставщик. В таком случае сориентироваться поможет информация о предполагаемом сервисе и о ставках специалистов.

Второй вариант — у одного поставщика учитываются траты, которые не включил другой. Например, в SFA-проектах одни разработчики предлагают выезд специалистов по внедрению на площадку, а другие — нет.

Обычно после углубленного анализа функциональных возможностей, описаний сервисов и перспектив развития систем остаются один-два лидера, с которыми продолжаются переговоры по коммерческим условиям.

Финишная прямая

Проведение «пилотов» (пробных проектов) — великолепный шанс проверить поставщиков в бою. Это нужно для определения лидера, если он не проявился по итогам рассмотрения коммерческих предложений. И если выбор основывался на красивой презентации, «пилот» покажет, соответствуют ли обещания реальности.

Проектная команда будет несколько месяцев заниматься трудоемкой работой и уделять проектам большую часть времени. Особенно затратны параллельные «пилоты». Недавно мы участвовали в тендере, где проводилось 7 параллельных «пилотных» внедрений.

Выбрали? Станет проще. Теперь над проектом работают другие люди под руководством технического руководителя. Как правило, у руля становится IT-директор, ему передаются требования заказчиков внутри компании и делегируются необходимые полномочия. Руководитель проекта внедрения занимается организационными моментами, коммуникациями, контролем. В том числе, он отвечает за бюджет и сбор дополнительных требований.

Помогает, когда проекту присваивается статус приоритетного для компании. Это гарантирует оперативную обратную связь подразделений, обеспечивает доступ к ТОПам, если вопросы выходят за рамки полномочий оперативного руководителя, и создает продуктивный настрой на успешное завершение проекта.

Все перечисленное возможно только в том случае, когда проектная команда фокусируется на проведении тендера. Это важно, поскольку выбирается партнер по бизнесу, от работы которого зависит успех компании.

Тендеры по it проектам

CMS Magazine и WORKSPACE провели массовый опрос веб-студий, с целью выявить отношение участников рынка к тендерам и основных проблем, с которыми им приходится сталкиваться в этой связи.

Результаты исследования могут быть интересны всем, кто принимает участие в тендерах и стремится лучше узнать конкурентную среду, а также тем, кто эти самые тендеры организует.

Содержание

Портрет участников исследовании

Всего в опросе приняли участие представители 436 веб-студий. По мнению организаторов, выборка релевантна общей ситуации на рынке. Как минимум по таким критериям как: месторасположение, ценовая категория, численность штата и возраст компании.

Относительно размера штата получилось следующее распределение:

Относительно возраста соотношение выглядит таким образом:

Что касается ценовой категории, игроки рынка поделились на следующие сегменты:

География участников опроса выглядит так:

Доля участников тендеров от общего числа веб-разработчиков

Почти треть (29,2%) опрошенных студий заявили, что вовсе не участвуют в тендерах. 38,7% признались, что делают это крайне редко — в виде исключения. 13% стараются принимать участие хотя бы раз в месяц, 11,8% — еженедельно, 7,3% — ежедневно.

Влияет ли количество сотрудников студий на участие в тендерах? Вполне закономерно оказалось, что чем больше веб-студия, тем выше ее интерес к данному источнику привлечения заявок. Как видно на диаграмме ниже, среди тех, кто участвует в тендерах ежедневно, большинство компаний — со штатом свыше 50 человек.

Подобная картина наблюдается и в срезе относительно ценовых сегментов. Чем выше размер среднего бюджета, тем выше активности студии в рамках тендеров. Это связано между собой, так как, за редким исключением, чем выше численность сотрудников, тем выше ценник студии.

Как определить, в каких случаях компании целесообразно участвовать в тендерах, а в каких нет, рассказал Андрей Морозов, генеральный директор компании ЕВРОСАЙТЫ:

Чтобы заниматься тендерами, компании минимум необходима «финансовая подушка», которая обеспечит компанию финансами на потому, что в большинстве случаев выплаты по тендерам наступают в конце контракта. Это если мы говорим о гос. тендерах, в полностью коммерческих тендерах все по-другому и это отдельная тема для разговора.

Чтобы работать с гос. тендерами необходимо понимать, что ТЗ тендера имеет много нюансов и подводных камней (с ссылками на ГОСТы и сносками), которые требуется обязательно соблюсти. Невыполнение сроков, требований ТЗ чревато штрафными санкциями, неустойками, судами и попаданием в список недобросовестных поставщиков.

При расчете стоимости проекта, если мы говорим за создание сайта, многие компании неправильно оценивают затраты (иногда это происходит намеренно) и компани указывают заниженную стоимость, а потом попадают в неприятные ситуации.

Если у Вас нет времени читать и вникать в ТЗ, то не стоит браться за этот тендер, так как он на первый взгляд может быть очень интересный с заманчивой стоимостью, но по факту может быть уже за кем-то «забронирован». Например, около года назад был тендер на создание сайта г. Ростов-на-Дону с бюджетом 4 млн руб, но срок на реализацию проекта был несколько дней. Далее мы из интереса следили за этим проектом и был ряд явных признаков, указывающих на определённую недобросовестность. Поэтому, если у вас нет идеально слаженной команды и финансовой стабильности, не надо заниматься гос. заказами.

Причины отказа веб-студий от участия в тендерах

При ответе на данный вопрос, анкетируемые имели возможность выбрать только один вариант ответа. Тем не менее, основной причиной игнорирования тендеров, большинство выбрало весомые временные затраты — 42,2%. На втором месте (30,3%) — отсутствие веры в честность подобных конкурсов, 27,5% опрошенных отпугнула бюрократия и большое количество нюансов при подготовке документов.

Среди всех других причин, несколько компаний отметили такие как: нечетко сформулированные задачи, низкую рентабельность, а также отсутствие дефицита заявок из других источников.

Что интересно — чем выше ценовой сегмент студии, тем больше ценится время. Это можно объяснить обычной практикой. Как правило, чем выше стоимость бюджета будущего проекта, тем большее количество документов и визуалов запрашивают организаторы конкурсов. При этом «дорогие» тендеры, как правило, длятся существенно дольше «дешевых».

Как следует из диаграммы ниже, почти 75% студий со средним бюджетом проектов от 1,5 млн рублей отказываются от участия в тендерах именно по этой причине. В то же время, студии из нижнего ценового сегмента больше пугает подготовка документов.

Любопытный факт — больше всего в прозрачность тендеров не верят москвичи. По крайней мере 51.2% из них заявили, что это является главным сдерживающим фактором. При этом для региональных студий основной причиной отказа от участия в таких конкурсах (40.3%) все же является именно специфика подготовки соответствующих документов.

Дмитрий Логинов, директор дизайн-студии и интернет-агентства «Четвёртый Рим» выразил свою точку зрения по поводу регионов:

Большинству региональных студий участвовать в тендерах просто противопоказано.

Не зря большинство региональных респондентов отвечают, что их пугает «подготовка документации». Правильно делают, что боятся! Требования самого обычного тендера выбьют, как минимум, на неделю лучшие ресурсы студии на подготовку и согласование документации.

Как видно из результатов опроса, приведенных ниже, более чем в половине студий подготовкой к тендеру занимается руководитель отдела или менеджер проекта. А ведь в большинстве региональных компаний руководитель отдела (а зачастую и сам владелец) является одновременно и менеджером проектов, поэтому подготовка презентационных материалов, смет и дизайнов так же лишит студию основного управляющего состава на длительное время.

Опрос показывает, что в большинстве случаев результативность участия в тендерах равна 10%, а если сюда еще приплюсовать отсутствие в «региональных портфолио» крупных федеральных клиентов из похожих отраслей, то конверсия окажется еще ниже.

Отсюда следует «главный региональный вопрос»: если предположить, что подготовка к тендеру отнимает недели минимум, то при такой конверсии несложно подсчитать ресурсы, которые нужны на получение одного выгодного для студии тендера. Какая региональная студия может позволить себе потратить месяца лучших ресурсов на пресейл одного пусть и большого заказа? Причем тут же встает и второй вопрос — насколько он должен быть большим, чтобы окупить такие вложения? Такие затраты могут оказаться фатальными для небольшой компании.

Причем, как гласит народная мудрость — «первый блин комом», ведь мало получить заказ, его еще нужно «правильно приготовить». На каждом этапе прохождения крупного заказа для небольшой студии таится множество новых сюрпризов и неожиданных поворотов событий, и риск не довести начатое дело до конца или выйти в огромный «минус» очень велик. Первый же тендер может оказаться последним в жизни студии.

По моему мнению, пока в штате нет специальной «тендерной команды», работа которой заложена в бюджет, овчинка выделки не стоит.

Тендерные площадки и другие источники привлечения веб-студий в конкурсы

37,9% опрошенных веб-студий, которые принимают участие в тендерах, откликаются на входящие заявки, около 21,6% предпочитают искать тендеры самостоятельно, а 40,5% веб-студий стараются совмещать оба варианта.

Если рассматривать этот вопрос с точки зрения географии, выясняется, что отчего-то именно в Санкт-Петербурге меньше всего распространена культура привлечения подрядчиков в тендеры напрямую (10,3%). Для сравнения — в Москве и других городах России, в таких заявках участвует около 40% студий.

При этом, чем выше ценовая категория студий — тем чаще они получают приглашения напрямую. Чем моложе студии, тем чаще они ищут тендеры на специализированных площадках. Почти такая же картина наблюдается и в разрезе относительно возраста веб-студий. Причем порядка 45% студии в возрасте от 3 до 10 лет преимущественно стараются совмещать оба варианта.

Виктор Бондаренко, исполнительный директор компании Intaro поделился своим мнением о различных типах тендеров:

Формат зависит от потребностей заказчика. В случае с крупными коммерческими или государственными организациями тендер, конкурс, аукцион должен будет проводиться в соответствии с законодательством и теми площадками, которые допущены законодательно.

Если не требуется отчитываться перед акционерами или гражданами, инструментов больше — можно организовать тендер на любой площадке, ознакомиться с рейтингами, выбрать в итоге подрядчика с учетом подачи коммерческого предложения, адекватности и экспертизы на личной встрече, времени реакции на уточнения и т.п., а не только по предоставленной документации.

Самый сложный с точки зрения получаемого результата формат — это аукцион на понижение цены. Если мы говорим про нетиповую разработку или внедрение и интеграцию готовых решений, то риски резко возрастают, т.к. на рынке существует масса игроков с невысокой квалификацией, которые не считают финмодель проекта и очень сильно роняют стоимость.

Во всех форматах важно грамотно подобрать критерии выбора подрядчика. Необходимо понимать, что тендер — лишь инструмент, который позволяет отобрать пул исполнителей, но, если стоит задача сделать сложный проект качественно, решения лучше принимать, руководствуясь в том числе здравым смыслом.

Копая вглубь, организаторы исследования не могли не попросить анкетируемых дать конкретику и ответить на вопрос, какие именно тендерные сервисы им известны. Причем предлагалось вписать неограниченное количество знакомых названий. И вот какие результаты были получены:

*WORKSPACE — в этом случае суммировались варианты Рейтинг Рунета, CMS Magazine и WORKSPACE, так как эти проекты обладают общей базой данных.

**ЕЭТП — «Единая электронная торговая площадка».

Как известно, «знать и пользоваться — это две большие разницы», поэтому для участников опроса был сформулирован отдельный и предельно конкретный вопрос: «Какими тендерными площадками вы пользуетесь?».

Что интересно, портал 1С-Битрикс здесь вышел на второе место по популярности, что косвенно указывает на мощную поддержку 1С-Битрикс своих партнеров.

**ЕЭТП — «Единая электронная торговая площадка».

Если говорить о типах площадок, то 44,7% называли сервисы digital-тематики, 22,1% — сервисы общей тематики, 15,4% — сайты для госзакупок, 12,3% — специальные сервисы CMS-разработчиков. И лишь в 1,9% случаев речь шла по тендеры, проводимые прямо на сайтах заказчиков.

Если рассмотреть срез по количеству сотрудников, то выясняется: чем меньше штат, тем больше заинтересованность в digital-площадках, чем выше штат — тем привлекательнее универсальные площадки и тендеры, проводимые на сайтах клиентов.

При этом, чем выше средние бюджеты студий, тем более сфокусировано их внимание на универсальных и диджитал-площадках.

Бюджеты и ценность участия в тендерах

Постепенно приближаемся к самому интересному и переходим к объемам бюджетов, приходящих с тендерных заявок.

На тендерной площадке Workspace находится большое количество как агентств, готовых выполнить поставленную задачу, так и фрилансеров для выполнения небольших задач. Все направления можно отсортировать по ценовому диапазону из которого потом выбрать подходящего исполнителя.

Как оказалось, не все так однозначно. И очень часто студии получают заявки на тендеры, не подходящие по бюджетам к ценовым диапазонам, в которых они работают. При этом цифры относительно ценовых категорий и размера штатов почти совпадают, так что мы приводим сейчас только последний:

Относительно цены, для примера приводим диаграмму ниже. Даже студии, оперирующие в заказах суммами до 200 000 рублей, получают заявки в диапазоне от 200 000 до 750 000 рублей (26%). А иногда и даже свыше этого — 1,4% от 750 000 до 1,5 млн, 0,8% — свыше 1,5 млн рублей.

Какую долю от числа общих заявок составляют тендерные? Оказалось, что пока незначительную. 53,1% опрошенных представителей студий, высказали мнение, что это — исключительные ситуации. Ответы остальных участников исследования распределились следующим образом: порядка 25% заявили, что объем тендерных заявок от числа прочих не превышает 20% от общего числа, 12,3% студий работают в тендерах в случаев, 6% опрошенных остановились на диапазоне в 2,5% — на диапазоне 1,1% признались, что стараются работать только с тендерными заявками.

Чем выше ценовая категория студии, тем больший объем заявок приходит с тендеров. Например, если лишь 0,7% студий со средним бюджетом проектов до 200 000 рублей заявили о том, что стараются работать исключительно в рамках тендеров, то среди студий со средним бюджетом свыше 1,5 млн рублей таких оказалось 11,1%.

Кстати, на диаграмме ниже видно, что именно студии премиум сегмента в целом проявляют больше интереса к тендерам. Тем не менее, это не значит, что в этом сегменте выше конкуренция: в количественном выражении таких студий меньше чем тех, что оперируют более скромными бюджетами.

Соотнося тендерные активности и ценовые категории студий, трудно проигнорировать такой момент, как ценовое и ресурсозатратное отличие между «обычными» и тендерными клиентами.

Вот что по этому поводу думает Виктор Бондаренко, исполнительный директор компании Intaro:

Вилка большая, бывает на треть, а бывает в разы. Зависит от того, какое количество технической, бухгалтерской, финансовой документации требуется собрать для подачи на конкурс. Участвовали ли вы ранее в подобных тендерах (к примеру, ежегодное сопровождение проекта или новый проект). Как подробно составлена тендерная документация, можете ли вы точно оценить затраты на проект. Насколько формализована подача документации, нужно определенным образом заверять документы, сшивать их.

Случается, что для участия в тендере нужно предоставить предпроектное исследование, пилотный проект, дизайн, видение работ — это тоже косты. Зачастую вы не можете приехать на встречу с заказчиком, показать презентацию, рассказать о компании, а ограничены только пакетом документов, который можете подать.

Не нужно забывать о том, что, если вы где-то в документах ошиблись или не учли нюанс в ТЗ (а в ТЗ листов на 100 пропустить одну двусмысленную фразу вероятность очень высокая), либо коллеги по рынку оказались сильнее, тендер будет проигран, в этом случае все затраты нужно заведомо разносить на другие проекты

Умение работать с тендерными заявками

Переходим к самому интересному. Насколько эффективно студиям удается участвовать в конкурсах? Получается, что в большинстве случаев (41,3%) в реальных клиентов превращается лишь 10% тендерных заявок. При этом 24,6% опрошенных заявили, что их эффективность стремится к нулю.

Сергей Михайлов, коммерческий директор компании «Факт» так прокомментировал эти данные:

В нашем случае конверсия с прямых обращений значительно выше, чем с тендерных заявок. Прежде всего этот факт обусловлен бизнес процессом проектной продажи, в ходе которой происходит глубокое погружение в отрасль заказчика, задачи проекта и технологические решения разбираются „по косточкам“, совместно с заказчиком формируется понимание управления рисками. К сожалению, формат тендерных заявок чаще всего не позволяет студиям показать заказчикам экспертизу и вовлеченность, что крайне влияет на конверсию. Тем не менее, особенно крупным студиям, участием в тендерах нельзя пренебрегать — тендеров на различных площадках проводится очень много, что позволяет достигать миллионных планов продаж не только благодаря качеству прямых пресейлов, а еще и количеству обработанных заявок.

Что интересно — выяснилось, что возраст веб-студий напрямую не влияет на количество побед, одерживаемых ими в подобных конкурсах. Это демонстрирует диаграмма ниже.

С другой стороны, если рассматривать этот вопрос с точки зрения ценовой категории студий, оказывается, что, чем выше бюджеты проектов — тем выше конверсия (превращение заявки в реальный заказ). Так, если сравнивать студии самого нижнего и верхнего ценового диапазона, окажется, что примерно в 30% случаев через тендеры они получают порядка 20% заявок. Однако, на отметке 80% при этом остановилось 10% из студий премиум сегмента (проекты стоимостью от 1,5 млн рублей) и только 1,8 % (проекты до 200 тыс. рублей) из нижнего, на отметке 30% — 5,8% из нижнего и 20% из премиум.

О том, какими правилами стоит руководствоваться при принятии решения об участии/неучастии в конкретных тендерых, а значит, повысить эффективность работы с ними, рассказала Ольга Баранцева, генеральный директор интернет-компании R52.RU:

Одним из главных показателей эффективности работы веб-студии является количество проданных по экономически обоснованной цене часов работы сотрудников. При участии компании в тендере риск потратить время впустую достаточно велик.

В нашей компании коммерческий директор принимает решение по всем входящим тендерам: именно он решает, в каких тендерах мы участвуем, тратим ресурсы и время, а какие игнорируем.

Мы пытаемся определять бесперспективные конкурсы по следующим признакам:

Слишком низкая или слишком высокая стартовая цена.

Невыполнимые сроки сдачи проекта.

Некачественное техническое задание на проект или его отсутствие.

Заказчик не может объяснить критерии выбора победителя.

Критерий выбора победителя один — цена.

На тендер приглашено более 5 участников.

Отсутствие ограничений для участия в тендере.

Наличие очень специфических условий для участников («должен быть членом ТПП N-ской обл-ти»), необычных требований к документам и отчетности.

Особенностей в техническом задании, так называемых «закрывашек» (например, очень экзотической CMS).

Причины возникновения симптомов «токсичности» тендера могут быть очень разными: от предварительного сговора представителей заказчика со «своим» исполнителем до серьёзной некомпетентности заказчика. Но наличие хотя бы одного из вышеперечисленных признаков должно настораживать, сочетание же нескольких является, по крайней мере для нас, основанием не участвовать в данном мероприятии и позволяет сэкономить силы и средства для более перспективных проектов.

Далее участникам анкетирования был задан вопрос о том, чувствуют ли они отличия между работой с «обычными клиентами» и клиентами, полученными при помощи тендеров.

В целом результаты таковы: 67% опрошенных не видят разницы, 26,5% признаются, что работать с тендерными клиентами во всех смыслах сложнее, 6,5% видят плюсы.

При этом, чем крупнее студия, тем ей проще работать с тендерами. Так 78,3% студий со штатом сотрудников выше 50 человек вовсе не видят разницы, в то время как в студиях до 3 человек такими ощущениями поделились лишь 52%.

Наиболее «толстокожими» оказались представители регионов. Обратите внимание на диаграмму, состоящую из представителей Челябинска, Екатеринбурга, Новосибирска, Тулы и Владимира. Вот с кого нужно брать пример! 🙂

Василий Вишняков, генеральный директор интернет-агентства Bquadro так конкретизировал свой ответ на подобный вопрос:

Mогу точно сказать, что бюрократии и бумажной работы в тендерах безусловно больше. Стоит заметить, что часто тендерами называют конкурсы, в которых для участия в коммерческой части нужно выполнить некое задание, напрямую относящееся к предмету тендера. А это, как правило, общей работы! Иногда требуется предоставить концепцию дизайна, а порой выполнить весь дизайн без оплаты подрядчику. Таким образом идёт явное перенесение рисков на сторону исполнителя.

Также необходимо определить, что понимается под тендером. Если речь о государственном тендере — то это формальная процедура, в которой основным является фактор снижения цены. В коммерческих же тендерах речь не всегда только о стоимости работ. Это ещё и выбор подрядчика, чьи компетенции соответствуют уровню поставленных задач. Причём во внимание принимается как предложенная цена, так и перспектива продолжения сотрудничества, например, в рамках продвижения сайта. То есть значимую роль играет в том числе и возможность предоставить комплексный подход. Хочу сказать, что мы комфортно чувствуем себя именно в таких условиях.

Следующий вопрос касался спектра услуг, которые обычно фигурируют в тендерных заявках на веб-разработку (можно было выбрать несколько вариантов).

Несмотря на возрастающую тенденцию по поэтапному запуску функционала и элементов сайтов, 94,3% опрошенных получают заявки на «сайт под ключ». 46,6% также получают заявки по техподдержке и развитию сайта, в 39,1% случаев речь идет исключительно о программировании, в 37,3% — о дизайне, и лишь в 9,3% случаев — о тестировании существующего.

Причем, вне зависимости от ценовой категории, возраста или количества сотрудников, опрашиваемые были здесь практически единодушны.

Оргмоменты и доверие к тендерам

Переходим к следующему пункту, который волнует большинство участников тендеров, не считающих целесообразным пускаться в демпинговые войны и желающим понять, что такого вкусного готовы предложить организаторам конкурсов их конкуренты.

86,8% участников опроса заявили, что готовят детальную смету, 30,4% — подробную презентацию проекта, 18,7% — черновые варианты фирменного стиля и других визуализаций, 16,8% — макеты основных разделов будущего сайта, 12,8% — несколько вариантов креативных концепций.

Компании, существующие на рынке меньше года, не готовы предоставить что-то сверх сметы и презентации.

Среди компаний в возрасте от года до трех лет, наблюдается максимальная активность в этом плане — они чаще готовы идти на встречу организаторам тендеров и расширять спектр бесплатных работ. В тоже время компании-старожилы рынка делают это в виде исключения.

*Анкетируемые имели возможность выбирать сразу несколько вариантов ответа

За расшифровкой этих ответов мы обратились к Инге Таировой, заместителю директора по развитию интернет-агентства Bquadro:

Я убеждена, и мы в Bquadro исходим из позиции, что на грамотное решение любой задачи требуется действительно много времени. В частности, в разработке дизайн-концепции обычно принимает участие не менее 3 специалистов: менеджер, дизайнер, интернет-маркетолог. При этом на разработку концепции и подготовку презентации нужно Именно комплексный подход позволяет нам создавать действительно серьёзные работы.

Опираясь на это, можно с уверенностью сказать, что выделить необходимое количество ресурсов ещё до заключения договора чаще всего просто невозможно. Если, конечно, компания не простаивает.

Чаще всего для участия в тендере достаточно проведения экспресс-аудита, детального разбора и анализа документации по задаче, составления календарного плана работ и оценки затрат. Ситуация, когда заказчик требует выполнения сложных этапов работы ещё до заключения договора, говорит лишь о непонимании клиентом всей сложности данной задачи, а также показывает несерьёзность подхода в целом.

Следующий вопрос был о том, кто именно отвечает за обработку поступающих запросов или их инициирование. В 32,6% оказалось, что это — руководители отделов, в 31% — менеджеры по продажам, в 20,3% — менеджеры проектов, в 9,2% — специально выделенный сотрудник, и в 6,9% ответ был печален и звучал «как придется».

Любопытно, что в плане предпочтений относительно ценовых категорий оказалось, что: Премиум сегмент предпочитает делегировать эти задачи менеджерам проектов (66,7%), верхний ценовой сегмент придерживается похожей позиции (51,5%), а вот средний и нижний ценовой сегмент чаще доверяет данные функции руководителям отделов (30,8% и 39% соответственно).

Пожалуй, начинать весь этот опрос без главного вопроса про прозрачность и честность тендеров было бы бессмысленно. И вот мнение участников рынка на этот счет.

В целом 56,3% признались, кто как минимум дважды у них возникали подозрения в честности конкурсов, 30,1% сталкивались с подобным ощущением неоднократно и только 13,6% заявили, что никогда подобных претензий у них не возникало.

Андрей Морозов, генеральный директор компании ЕВРОСАЙТЫ поделился своими наблюдениями относительно полученных результатов:

По моему мнению, около тендеров в нашей сфере уже за кем-то забронированы, хотя, возможно, я ошибаюсь и цифры повыше. Во всяком случае точно можно сказать, что процент недобросовестных тендеров в нашей сфере ниже среднего.

Признаков, по которым можно вычислить нечестные тендеры очень много. Например, первым делом надо обратить внимание на сроки, если они слишком малы, то, скорее всего, тендер уже занят и нюансы кроятся в ТЗ.

Также часто бывают проблемы с тендерами, когда Заказчик принимает заявки не в электронной форме (курьерская доставка, например), потому как вероятность того, что вы забыли прошить какой-нибудь листик или не вложили какую ни будь скан-копию, о котором нигде не написано или написано в неожиданном месте, очень высока.

С опасением относитесь к коротким ТЗ, которые занимают один-два листа и где всё описано общими фразами (бывает и такое), потому что заказчик по факту может требовать от вас всё, что угодно. И даже, если вы каким-то образом выиграете в суде (что маловероятно) деньги выплатить вам могут очень нескоро.

Особое внимание надо обратить на требования к участнику, так как вы можете под них не подходить. Требования могут быть разнообразны, начиная от определенного числа сотрудников по определенной специальности (подтверждается дипломом ВУЗа) — это в принципе нормальное требование, опытом реализации именно этих услуг на определённые суммы (часто это признак того, что под тендер «подвязана» организация, которая ранее работала с этим гос. заказчиком) и заканчивая лицензиями ФСБ.

Интересно, что среди суровых челябинцев вариант «никогда» даже не возник. Однако, заявлять о каких-либо аномалиях в данном городе не стоит — слишком мала выборка (представителей этого города, участвующих в опросе было недостаточно).

Но, если серьезно, то очевидна тенденция — чем крупнее веб-студия, тем чаще она сталкивалась с подобными ощущениями.

Несколько лет назад Proactivity Group и сама была активным участником рынка digital-услуг. И мы не понаслышке знаем о тендерах. Как правило, опытному специалисту сразу видно, где реальный тендер, а где победитель предопределен. У нас так же, как и у большинства участников опроса, был невысокий кредит доверия к общей массе тендеров. Но тендер тендеру рознь. Ведь только благодаря жесткой конкуренции мы смогли получить таких клиентов как: Abbott, Areva, Microsoft, «Технониколь» и «Агентство по страхованию вкладов». Сейчас мы уже не занимаемся клиентскими проектами, но проблемы разработчиков нам хорошо знакомы.

Доверие участников рынка к тендерам низкое, но с помощью Workspace мы планируем это изменить. Результаты опроса мы обязательно учтем в работе над повышением прозрачности тендеров. Например, в ближайшее время у организаторов тендера появится возможность публично аргументировать выбор победителя, а у обеих сторон оценивать друг друга. Таким образом появится больше актуальной информации, необходимой для принятия решений.

Создавая тендер на разработку сайта вы упрощаете поиск исполнителя, ведь теперь не вы ищите его, а он вас. Более 15.000 агентств увидят ваш проект и предложат свои услуги.

Основные выводы:

В целом, востребованность тендеров среди веб-студий невысока. Почти треть — 29,2% вовсе никогда не используют этот источник заявок, 38,7% делают это в исключительных ситуациях.

С учетом специфики, веб-студиям сложнее всего начать работу именно с гос.тендерами. Помимо умения готовить сопровождающие документы и наличия необходимых кадров, как минимум, нужны другие стабильные клиенты, которые закроют финансовые потребности студии минимум на а то и на

«Игра на понижение» плохо сказывается как на разработчиках, так и на заказчиках. В первом случае, отчетливо прослеживается как негативное влияние на весь рынок веб-разработки, так и разрушительные последствия для конкретной студии (обслуживание тендерных заявок, как правило, гораздо трудозатратнее «обычных»). Во втором случае — заказчик получает не оптимальное соотношение цены-качества, а «рисковых парней», идущих ва-банк, в качестве подрядчиков.

Региональным и небольшим студиям стоит принимать решения об участии в тендерах с максимальной осторожностью. Тем более, когда речь идет о крупных бюджетах и больших объемах предварительной работы.

Именно временные затраты большинство веб-студий (42,2%), отказывающихся от тендеров, назвали главной тому причиной. 27,5% опрошенных привели еще одну — бюрократию и ворох документов. Это указывает на то, что необходима разработка единого стандарта проведения тендеров, которая позволит веб-студиям более эффективно принимать в них участие, а также повысит их результативность для самих организаторов.

Также очевидна необходимость повышения «прозрачности» тендеров. Среди очевидных шагов: публичное объяснение организаторов, благодаря каким факторам был опеределен победитель, а также изначально понятные и прозрачные условия конкурса.

Источник https://sys4tec.com/company/magazine/50/expert-opinion/sekrety_provedeniya_it_tendera/

Источник https://cmsmagazine.ru/journal/research-tenders-for-web-development/

Источник